Testimonio
Cómo los SMS ayudaron a Estia Health a reducir la carga administrativa y mejorar la cobertura de turnos
Resumen
Reto: Estia Health necesitaba una forma más rápida y eficaz de comunicar los turnos vacantes al personal, ya que los métodos más antiguos como los carteles y las llamadas telefónicas resultaban ser inconstantes, caros y requerían mucho tiempo.
Solución: Sinch Engage, integrado a través de Humanforce, permitió a Estia Health enviar y recibir SMS en su sistema de gestión de personal para las solicitudes de turnos, la comunicación con el personal y las alertas de notificación.
Resultados: Cobertura más rápida de las vacantes de turnos no planificadas, menos tiempo invertido por la administración llamando al personal, mejor continuidad de la atención y costes de agencia reducidos en hasta un 20% en las instalaciones que emplean el servicio.
«Una gran aplicación para los SMS es cubrir las ausencias no planificadas en los turnos. Antes de los SMS habríamos puesto carteles anunciando los horarios de los turnos disponibles o habríamos tenido a miembros del personal realizando llamadas telefónicas. Sin embargo, los carteles son muy impredecibles y las llamadas telefónicas resultan ser costosas y consumen mucho tiempo.«
En el cuidado de personas mayores, un turno vacante no es solo un problema de programación. Puede afectar la carga de trabajo del personal, los tiempos de respuesta y la continuidad de la atención a los residentes. Por eso Estia Health necesitaba una forma más rápida y confiable de comunicar a su personal las vacantes urgentes en los turnos.
Estia Health es uno de los mayores proveedores de residencias para el cuidado de personas mayores de Australia y utiliza Humanforce, anteriormente conocido como TimeTarget, como parte de su configuración para la gestión de personal y turnos. Antes de la introducción de los SMS, las ausencias no planificadas a menudo se gestionaban mediante carteles que anunciaban los horarios de los turnos o mediante llamadas telefónicas de los miembros del personal, métodos que eran inconsistentes, costosos y consumían mucho tiempo.
Para solucionarlo, Estia utilizó Sinch Engage (anteriormente MessageMedia) a través de la integración de Humanforce. Eso permitió al personal enviar y recibir SMS desde dentro del sistema de turnos, haciendo que fuera más fácil notificar a las personas sobre turnos vacantes y apoyar la solicitud de turnos basándose en los candidatos más adecuados.
Cobertura de turnos más rápida, menos presión administrativa
Para Estia, el caso de uso más valioso era cubrir las ausencias no planificadas en los turnos. Los SMS brindaron a los equipos una manera más rápida de contactar al personal disponible que los carteles o los árboles de llamadas, reduciendo también la cantidad de tiempo que los administradores pasaban intentando cubrir turnos de forma manual. Estia también amplió su uso de Sinch Engage más allá de la cobertura de turnos para incluir la comunicación con el personal y las alertas de notificación, como horarios de reuniones e información sobre la vacunación contra la gripe.
El impacto operativo fue significativo. Jeremy Cassidy estimó que los costes de agencia habían disminuido hasta en un 20% en las instalaciones de Estia que utilizan el servicio, al mismo tiempo que los turnos se cubrían con mayor eficiencia. Estia también descubrió que el personal prefería recibir mensajes de texto sobre turnos vacantes, y los administradores notaron un importante beneficio adicional: mejor continuidad de la atención para los residentes vulnerables.
