Cómo EdSmart facilitó a los padres las comunicaciones escolares urgentes

Para los padres, la comunicación escolar a menudo llega como una avalancha de formularios, avisos y recordatorios. El verdadero desafío no radica en no recibir información alguna, sino en saber qué es lo más importante y qué requiere acción inmediata. Ese es el problema que EdSmart se propuso resolver.

Fundada en 2014 por los padres Fiona Boyd y David Eedle, EdSmart creó su sistema de organización escolar para reducir el papeleo y simplificar la comunicación entre las escuelas, los padres y los estudiantes. Hoy en día, la plataforma brinda asistencia a alrededor de un millón de usuarios en nueve países, ayudando a las escuelas a automatizar flujos de trabajo, capturar datos y modernizar la administración diaria.

A medida que la plataforma evolucionaba, EdSmart se dio cuenta de que las escuelas necesitaban algo más que formularios digitales. Necesitaban una mejor manera de comunicarse con los padres cuando el tiempo era un factor crítico. Los mensajes importantes podían perderse fácilmente entre el volumen de comunicaciones escolares rutinarias, especialmente cuando los padres intentaban gestionar varios avisos, permisos y actualizaciones a la vez.

Para resolverlo, EdSmart integró Sinch Engage (anteriormente MessageMedia) en su modelo de comunicación multicanal, combinando SMS, email y notificaciones de aplicaciones. Cada canal tenía un rol, pero el SMS a través de Sinch Engage se reservaba para los mensajes más urgentes o para situaciones en las que se requería una respuesta inmediata. Eso incluía recordatorios de que una excursión regresaba tarde, avisos de que un formulario de permiso seguía pendiente o alertas de que un niño estaba ausente de la escuela.

Esa distinción es lo que hizo que el canal fuera eficaz. En lugar de enviar cada mensaje como un texto, EdSmart ayudó a las escuelas a usar los SMS de Sinch Engage con intención, de modo que los padres pudieran reconocer rápidamente cuándo algo era urgente. En un entorno escolar, ese tipo de claridad puede reducir el estrés de los padres y, al mismo tiempo, dar al personal más confianza de que los mensajes importantes realmente se han visto.

Los resultados demostraron lo poderoso que podía ser ese enfoque. Usando una combinación de SMS de Sinch Engage, email y los flujos de trabajo de EdSmart, las escuelas experimentaron tasas de respuesta de los padres del 65 % en 24 horas, y algunas escuelas alcanzaron el 88 % en el mismo plazo. Para las escuelas que intentaban recopilar permisos, confirmar la asistencia u obtener una respuesta oportuna de las familias, esa velocidad marcó una diferencia significativa.

Para EdSmart, el valor de Sinch Engage no radicaba solo en la velocidad de respuesta. También se trataba de confianza. David Eedle señala la tranquilidad que supone saber que un SMS ha llegado a la persona adecuada y se ha actuado en consecuencia, especialmente cuando se utilizan tokens de un solo uso. En comparación con un mensaje en un portal escolar, un mensaje de texto era un aviso mucho más fiable para la acción.

La fiabilidad era especialmente importante porque la plataforma es el centro de las operaciones escolares diarias. Eedle señala que los usuarios de EdSmart suelen mantener el software abierto durante todo el día, e incluso una breve interrupción genera una presión inmediata sobre la asistencia. Eso hizo que la fiable pasarela de SMS y la API de Sinch Engage fueran partes importantes de la solución, y no solo complementos técnicos.

La seguridad también era importante. Debido a que el sistema de EdSmart puede contener información confidencial, incluidos detalles médicos, las comunicaciones debían entregarse de una manera que fuera compatible con altos estándares de privacidad y control. Sinch Engage brindó a las escuelas una forma de comunicarse rápidamente y, al mismo tiempo, encajar en un flujo de trabajo más amplio y seguro.