Kundenbericht
Wie EdSmart dringende Schulkommunikation für Eltern einfacher machte
Überblick
Herausforderung: Schulen benötigten einen besseren Weg, um sicherzustellen, dass Eltern dringende, zeitkritische Informationen schnell erhielten, und ihnen gleichzeitig dabei zu helfen, das Volumen an Formularen, Mitteilungen und Schulkommunikation zu bewältigen, mit dem sie ohnehin schon konfrontiert waren.
Lösung: EdSmart nutzte Sinch Engage als Teil einer Multichannel-Kommunikationsstrategie, bei der SMS, E-Mail und App-Benachrichtigungen kombiniert wurden, sodass Schulen Text-Messaging für dringende Updates und eine sofortige Aktion nutzen konnten.
Ergebnisse: Schnellere, zuverlässigere Elternkommunikation, mehr Sicherheit für Schulen und Antwortraten von 65 % innerhalb von 24 Stunden, wobei einige Schulen im gleichen Zeitraum 88 % erreichten.
„Wenn es dringend ist, senden Sie es per SMS. Es muss kein Notfall sein, aber wenn es zeitkritisch ist, ist eine SMS am besten. Eine SMS ist persönlich, unmittelbar und fordert zur Aktion auf. Dieser Kommunikationsweg mit den Eltern ist unglaublich wichtig.„
Für Eltern kommt die Schulkommunikation oft als eine Flut von Formularen, Mitteilungen und Erinnerungen an. Die eigentliche Herausforderung besteht nicht darin, überhaupt Informationen zu erhalten, sondern zu wissen, was am wichtigsten ist und was sofort eine Aktion erfordert. Das ist das Problem, das EdSmart lösen wollte.
EdSmart wurde 2014 von den Eltern Fiona Boyd und David Eedle gegründet und entwickelte sein School Organisation System, um den Papierkram zu reduzieren und die Kommunikation zwischen Schulen, Eltern und Schülern zu vereinfachen. Heute unterstützt die Plattform rund eine Million Nutzer in neun Ländern und hilft Schulen dabei, Workflows zu automatisieren, Daten zu erfassen und die tägliche Verwaltung zu modernisieren.
Als sich die Plattform weiterentwickelte, erkannte EdSmart, dass Schulen mehr als nur digitale Formulare benötigten. Sie brauchten einen besseren Weg, um Eltern zu erreichen, wenn die Zeit drängte. Wichtige Nachrichten konnten in der Menge der routinemäßigen Schulkommunikation leicht verloren gehen, insbesondere wenn Eltern versuchten, mehrere Mitteilungen, Berechtigungen und Updates gleichzeitig zu verwalten.
Es einfacher machen, auf dringende Schulkommunikation zu reagieren
Um dies zu lösen, integrierte EdSmart Sinch Engage (ehemals MessageMedia) in sein Multichannel-Kommunikationsmodell und kombinierte SMS, E-Mail und App-Benachrichtigungen. Jeder Kanal spielte eine Rolle, aber SMS über Sinch Engage war für die dringendsten Nachrichten oder für Situationen reserviert, in denen eine sofortige Antwort erforderlich war. Dazu gehörten Erinnerungen, dass ein Ausflug verspätet zurückkehren würde, Mitteilungen, dass ein Einwilligungsformular noch ausstehend war, oder Warnungen, dass ein Kind in der Schule fehlte.
Diese Unterscheidung machte den Kanal effektiv. Anstatt jede Nachricht als Text zu senden, half EdSmart den Schulen, Sinch Engage SMS gezielt einzusetzen, damit Eltern schnell erkennen konnten, wenn etwas zeitkritisch war. In einem schulischen Umfeld kann diese Art von Klarheit den Stress für Eltern reduzieren und dem Personal mehr Sicherheit geben, dass wichtige Nachrichten tatsächlich gesehen wurden.
Schnellere Antworten und mehr Sicherheit
Die Ergebnisse zeigten, wie wirkungsvoll dieser Ansatz sein konnte. Durch die Kombination von Sinch Engage SMS, E-Mail und den Workflows von EdSmart verzeichneten Schulen eine Antwortquote der Eltern von 65 % innerhalb von 24 Stunden, wobei einige Schulen im gleichen Zeitraum 88 % erreichten. Für Schulen, die versuchten, Berechtigungen einzuholen, die Anwesenheit zu bestätigen oder eine zeitnahe Antwort von den Familien zu erhalten, machte diese Geschwindigkeit einen bedeutenden Unterschied.
Für EdSmart lag der Wert von Sinch Engage nicht nur in der Reaktionsgeschwindigkeit. Es ging auch um Vertrauen. David Eedle weist auf die Sicherheit hin, die man hat, wenn man weiß, dass eine SMS die richtige Person erreicht hat und darauf reagiert wurde, insbesondere wenn Einmal-Token verwendet werden. Im Vergleich zu einer Nachricht, die in einem Schul-Portal liegt, war eine SMS eine viel zuverlässigere Aufforderung zur Aktion.
Für Zuverlässigkeit und Sicherheit entwickelt
Zuverlässigkeit war besonders wichtig, da die Plattform im Zentrum des täglichen Schulbetriebs steht. Eedle stellt fest, dass EdSmart-Nutzer die Software oft den ganzen Tag über geöffnet haben und selbst ein kurzer Ausfall sofortigen Druck auf den Support ausübt. Das machte das zuverlässige SMS-Gateway und die API von Sinch Engage zu wichtigen Bestandteilen der Lösung und nicht nur zu technischen Extras.
Sicherheit war ebenfalls wichtig. Da das System von EdSmart sensible Informationen, einschließlich medizinischer Details, enthalten kann, musste die Kommunikation so bereitgestellt werden, dass sie hohe Standards in Bezug auf Datenschutz und Kontrolle unterstützte. Sinch Engage gab den Schulen eine Möglichkeit, schnell zu kommunizieren und sich gleichzeitig in einen breiteren, sicheren Workflow einzufügen.
