Testimonio
Cómo usó TBHG los recordatorios por SMS para agilizar las comunicaciones de las citas
Resumen
Reto: Gestionar manualmente unas 200 citas a la semana en Outlook dificultaba enviar recordatorios oportunos, reducir las ausencias y comunicar los cambios de citas de forma eficiente.
Solución: Sinch Engage proporcionó la automatización de los recordatorios de citas por SMS a través del portal web, con conexiones al calendario de Outlook, subcuentas para los usuarios y mensajería bidireccional para una comunicación más rápida.
Resultados: Recordatorios de citas automatizados, una reprogramación más sencilla y una forma más escalable de gestionar las comunicaciones con los clientes.
«Hemos descubierto que la plataforma es muy intuitiva para el usuario y fácil de implementar. Esto ha sido especialmente importante a medida que incorporamos nuevo personal para cumplir con más contratos y aumentar la cantidad de mensajes SMS de inmediato. También ha sido beneficioso para nuestros socios, ya que se han reducido las 'ausencias' de los clientes y también ha brindado a los clientes que necesitan reprogramar una cita la oportunidad de hacerlo a tiempo.«
The Better Health Generation (TBHG) ofrece servicios de salud y bienestar tanto físico como mental, lo que incluye evaluaciones individuales, intervenciones, programas grupales y soluciones digitales. A medida que la organización crecía, necesitaba una forma más eficiente de gestionar las comunicaciones de las citas a gran escala.
En ese momento, TBHG usaba Outlook para gestionar las citas y procesaba manualmente unas 200 citas cada semana. El equipo necesitaba una forma automatizada de enviar recordatorios por SMS 24 horas antes de las citas, lo que ayudaría a maximizar las tasas de lectura y mejorar la asistencia. También necesitaba una forma más rápida y eficaz de comunicar a los clientes los detalles de las citas y las actualizaciones de las cancelaciones.
Para solucionarlo, TBHG recurrió a Sinch Engage (anteriormente MessageMedia). Mediante el portal web, la organización pudo crear subcuentas individuales para los usuarios y conectar sus calendarios nativos de Outlook directamente a la plataforma. También se podían incluir los números de identificación de las citas y vincularlos a la plataforma de gestión de casos de la organización, lo que hacía que el proceso estuviera más conectado y fuera más fácil de gestionar.
La configuración también le dio a TBHG margen para crecer. A medida que se adjudican nuevos contratos y se incorpora nuevo personal, se pueden añadir fácilmente conexiones de calendario adicionales, brindando asistencia a la futura escalabilidad de la organización.
Una forma más eficiente de gestionar los recordatorios de citas
Con Sinch Engage (anteriormente MessageMedia), los usuarios de TBHG ahora pueden programar citas de forma más eficiente y activar automáticamente recordatorios por SMS en intervalos establecidos antes del evento. Esto eliminó gran parte del trabajo manual del proceso y facilitó la entrega de recordatorios oportunos de manera constante.
La organización también usó la mensajería bidireccional para mejorar la comunicación con los clientes. Esto permitió que las conversaciones de texto tuvieran lugar directamente a través del portal web, con los mensajes almacenados en un solo lugar para una mejor visibilidad. Para los clientes, los SMS ofrecían una forma sencilla y cómoda de recibir actualizaciones y responder cuando fuera necesario.
Asistencia para la escalabilidad y reducción de ausencias
Según TBHG, la plataforma ha sido intuitiva para el usuario y fácil de implementar, lo que ha sido especialmente valioso a medida que se incorpora nuevo personal para brindar asistencia en contratos adicionales. La organización afirma que la solución ha ayudado a reducir las ausencias de los clientes y también les ha facilitado la reprogramación de citas a tiempo.
Para una organización de atención médica en crecimiento, esa combinación es importante. Los recordatorios automatizados ayudan a reducir el esfuerzo administrativo, mientras que el SMS bidireccional ofrece a los clientes una forma sencilla de mantenerse informados y responder rápidamente. El resultado es un proceso de comunicación de citas más escalable que brinda mejor asistencia tanto al personal como a los clientes.
