Témoignage client
Comment TBHG a utilisé les rappels par SMS pour optimiser les communications de rendez-vous
Aperçu
Problème: Gérer manuellement environ 200 rendez-vous par semaine dans Outlook rendait difficile l'envoi de rappels en temps opportun, la réduction des absences et la communication efficace des changements de rendez-vous.
Solution: Sinch Engage a fourni l'automatisation des rappels de rendez-vous par SMS via le portail web, avec des connexions au calendrier Outlook, des sous-comptes pour les utilisateurs et une messagerie bidirectionnelle pour une communication plus rapide.
Résultats: Des rappels de rendez-vous automatisés, une reprogrammation facilitée et une manière plus évolutive de gérer les communications avec les clients.
« Nous avons trouvé la plateforme très conviviale pour l'utilisateur et facile à mettre en œuvre. Cela a été particulièrement important alors que nous intégrons du nouveau personnel pour honorer de nouveaux contrats et augmenter immédiatement le nombre de messages SMS. Cela a également été bénéfique pour nos partenaires, car les absences des clients ont été réduites, et cela a permis aux clients qui ont besoin de reporter un rendez-vous de le faire en temps utile.«
The Better Health Generation (TBHG) propose des services de santé et de bien-être physique et mental, notamment des évaluations individuelles, des interventions, des programmes de groupe et des solutions numériques. À mesure de sa croissance, l’organisation avait besoin d’un moyen plus efficace pour gérer les communications de rendez-vous à grande échelle.
À l’époque, TBHG utilisait Outlook pour gérer les rendez-vous et traitait manuellement environ 200 rendez-vous chaque semaine. L’équipe avait besoin d’un moyen automatisé d’envoyer des rappels par SMS 24 heures avant les rendez-vous, afin de maximiser les taux de lecture et d’améliorer la participation. Elle avait également besoin d’un moyen plus rapide et plus efficace de communiquer les détails des rendez-vous et les mises à jour d’annulation aux clients.
Pour résoudre ce problème, TBHG s’est tournée vers Sinch Engage (anciennement MessageMedia). Grâce au portail web, l’organisation a pu créer des sous-comptes individuels pour les utilisateurs et connecter leurs calendriers natifs Outlook directement à la plateforme. Les numéros d’identification des rendez-vous pouvaient également être inclus et associés à la plateforme de gestion des cas de l’organisation, rendant le processus plus connecté et plus facile à gérer.
Cette configuration a également offert à TBHG une marge de croissance. À mesure que de nouveaux contrats sont attribués et que du nouveau personnel est recruté, des connexions de calendrier supplémentaires peuvent être ajoutées facilement, offrant un support à l’évolutivité future de l’organisation.
Un moyen plus efficace de gérer les rappels de rendez-vous
Avec Sinch Engage (anciennement MessageMedia), les utilisateurs de TBHG peuvent désormais programmer des rendez-vous plus efficacement et déclencher automatiquement des rappels par SMS à des intervalles définis avant l’événement. Cela a éliminé une grande partie du travail manuel du processus et a facilité l’envoi systématique de rappels en temps opportun.
L’organisation a également utilisé la messagerie bidirectionnelle pour améliorer la communication avec les clients. Cela a permis aux conversations par texte de se dérouler directement via le portail web, les messages étant stockés au même endroit pour une meilleure visibilité. Pour les clients, les SMS offraient un moyen simple et pratique de recevoir des mises à jour et de répondre en cas de besoin.
Fournir un support à grande échelle et réduire les absences
Selon TBHG, la plateforme a été conviviale pour l’utilisateur et facile à mettre en œuvre, ce qui a été particulièrement précieux lors de l’intégration de nouveau personnel pour apporter un support aux contrats supplémentaires. L’organisation affirme que la solution a contribué à réduire les absences des clients et a également permis à ces derniers de reporter plus facilement leurs rendez-vous en temps utile.
Pour une organisation de santé en pleine croissance, cette combinaison est importante. Les rappels automatisés contribuent à réduire la charge administrative, tandis que les SMS bidirectionnels offrent aux clients un moyen simple de rester informés et de répondre rapidement. Le résultat est un processus de communication de rendez-vous plus évolutif qui fournit un meilleur support à la fois au personnel et aux clients.
