Kundenbericht
Wie TBHG SMS-Erinnerungen nutzte, um die Terminkommunikation zu optimieren
Überblick
Herausforderung: Die manuelle Verwaltung von rund 200 Terminen pro Woche in Outlook erschwerte es, rechtzeitige Erinnerungen zu senden, das Nichterscheinen zu reduzieren und Terminänderungen effizient zu kommunizieren.
Lösung: Sinch Engage bot eine Automatisierung der SMS-Terminerinnerung über das Web-Portal, mit Outlook-Kalenderverbindungen, Unterkonten für Nutzer und Zwei-Wege-Messaging für eine schnellere Kommunikation.
Ergebnisse: Automatisierte Terminerinnerungen, einfacheres Verschieben von Terminen und eine skalierbarere Möglichkeit, die Kundenkommunikation zu verwalten.
„Wir haben festgestellt, dass die Plattform sehr nutzerfreundlich und einfach zu implementieren ist. Dies war besonders wichtig, da wir neue Mitarbeiter einarbeiten, um weitere Verträge zu erfüllen und die Anzahl der SMS-Nachrichten sofort zu skalieren. Es war auch für unsere Partner von Vorteil, da das Nichterscheinen von Kunden reduziert wurde, und es hat Kunden, die einen Termin verschieben müssen, die Möglichkeit gegeben, dies rechtzeitig zu tun.„
The Better Health Generation (TBHG) bietet Gesundheits- und Wellnessdienste im Bereich der psychischen und physischen Gesundheit an, darunter individuelle Beurteilungen, Interventionen, Gruppenprogramme und digitale Lösungen. Mit dem Wachstum der Organisation wurde eine effizientere Methode benötigt, um die Terminkommunikation in großem Maßstab zu verwalten.
Zu diesem Zeitpunkt nutzte TBHG Outlook zur Verwaltung von Terminen und bearbeitete wöchentlich rund 200 Termine manuell. Das Team brauchte eine automatisierte Möglichkeit, um 24 Stunden vor dem Termin SMS-Erinnerungen zu versenden, um die Leserate zu maximieren und die Anwesenheit zu verbessern. Zudem wurde ein schnellerer, effektiverer Weg benötigt, um den Kunden Termindetails und Stornierungs-Updates mitzuteilen.
Um dies zu lösen, wandte sich TBHG an Sinch Engage (ehemals MessageMedia). Über das Web-Portal konnte die Organisation individuelle Unterkonten für Nutzer erstellen und deren native Outlook-Kalender direkt mit der Plattform verbinden. Termin-ID-Nummern konnten ebenfalls integriert und mit der Case-Management-Plattform der Organisation abgeglichen werden, was den Prozess vernetzter und einfacher zu verwalten machte.
Die Einrichtung gab TBHG auch Raum für Wachstum. Wenn neue Verträge vergeben werden und neue Mitarbeiter hinzukommen, können problemlos zusätzliche Kalenderverbindungen hinzugefügt werden, was die zukünftige Skalierbarkeit der Organisation unterstützt.
Eine effizientere Möglichkeit zur Verwaltung von Terminerinnerungen
Mit Sinch Engage (ehemals MessageMedia) können TBHG-Nutzer nun Termine effizienter planen und SMS-Erinnerungen in festgelegten Intervallen vor dem Ereignis automatisch durch einen Trigger auslösen. Dies nahm einen Großteil der manuellen Arbeit aus dem Prozess und machte es einfacher, rechtzeitige Erinnerungen konsistent zu versenden.
Die Organisation nutzte auch Zwei-Wege-Messaging, um die Kommunikation mit den Kunden zu verbessern. Dies ermöglichte es, Text-Konversationen direkt über das Web-Portal zu führen, wobei die Nachrichten für eine bessere Übersicht an einem Ort gespeichert wurden. Für Kunden boten SMS eine einfache und bequeme Möglichkeit, Updates zu erhalten und bei Bedarf zu antworten.
Support bei der Skalierung und Reduzierung von Nichterscheinen
Laut TBHG war die Plattform nutzerfreundlich und einfach zu implementieren, was besonders wertvoll war, da neue Mitarbeiter eingearbeitet werden, um Support für zusätzliche Verträge zu leisten. Die Organisation gibt an, dass die Lösung dazu beigetragen hat, das Nichterscheinen von Kunden zu reduzieren, und es den Kunden auch erleichtert hat, Termine rechtzeitig zu verschieben.
Für eine wachsende Gesundheitsorganisation ist diese Kombination wichtig. Automatisierte Erinnerungen tragen zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands bei, während Zwei-Wege-SMS den Kunden eine unkomplizierte Möglichkeit bieten, informiert zu bleiben und schnell zu reagieren. Das Ergebnis ist ein skalierbarerer Prozess der Terminkommunikation, der sowohl Mitarbeitern als auch Kunden einen besseren Support bietet.
