Wie man WhatsApp mit HubSpot verwendet: WhatsApp-Marketing-Leitfaden

28. Oktober 2025

Sie verwenden HubSpot bereits für die Verwaltung von Kontakten, Kampagnen und Pipelines – aber was wäre, wenn Sie mit Ihren Leads und Kunden dort in Kontakt treten könnten, wo sie am aktivsten sind? Durch die Integration von WhatsApp in HubSpot können Sie sofort Konversationen starten, jede Nachricht in Ihrem CRM protokollieren und sogar Antworten oder Follow-ups automatisieren – alles, ohne Ihren HubSpot-Arbeitsbereich zu verlassen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie genau, wie Sie WhatsApp mit HubSpot verbinden, sowie intelligente Möglichkeiten, es für Marketing, Vertrieb und Kundensupport mit der besten HubSpot-WhatsApp-Integration zu nutzen, die entwickelt wurde, um HubSpot-Nutzern zu helfen, den höchsten ROI aus dem WhatsApp-Marketing herauszuholen.

Wenn Ihr Unternehmen – und Ihre HubSpot-Workflows – immer komplexer werden, kann man leicht die Grundlagen der Kundenansprache aus den Augen verlieren. Das heißt, idealerweise sollten Sie darauf abzielen, Kunden über Kanäle zu erreichen, die sie bereits täglich nutzen. Und Milliarden von Menschen weltweit nutzen WhatsApp täglich.

Immer mehr Menschen nutzen WhatsApp (nicht nur SMS), um Nachrichten an Familie und Freunde zu senden, sich mit lokalen Gruppen abzustimmen und sogar Produkte zu bestellen, von Gadgets über Schmuck bis hin zu Lebensmitteln. Die Liste ist endlos. Und auch wenn Sie denken, dass es nur für die persönliche Kommunikation gedacht ist, irren Sie sich.

Die Zahlen sprechen für sich: WhatsApp hat weltweit über 2,5 Milliarden aktive Nutzer, und mehr als 200 Millionen Unternehmen nutzen WhatsApp Business jeden Monat.

Laut dem letzten Bericht von Meta nutzen über 40 Millionen Menschen den WhatsApp-Katalog, um neue Produkte zu durchstöbern und zu entdecken. Dies zeigt eine Zielgruppe, die bereit ist, Kaufentscheidungen zu treffen.

Darüber hinaus öffnen Nutzer ihre WhatsApp-Nachrichten in 98 % der Fälle, während E-Mails nur in 20-25 % der Fälle geöffnet werden. Das ist ein großer Unterschied, den man nicht ignorieren kann.

Sie fragen sich vielleicht, warum WhatsApp wichtig ist, wenn SMS-Marketing bereits etabliert und weit verbreitet ist. Die Antwort liegt darin, wo Ihre Kunden ihre Zeit verbringen und wie sie am liebsten kommunizieren, und wie sich diese Vorlieben entwickeln.

SMS funktioniert gut in den Vereinigten Staaten, aber WhatsApp dominiert international und hat auch in den USA eine wachsende Präsenz (mit dem schnellsten Wachstum in Los Angeles, New York, Miami und Seattle). Die Nutzung von WhatsApp in den USA ist tatsächlich ziemlich faszinierend über Branchen und demografische Gruppen hinweg.

Und wenn Sie Marketing für Kunden in Europa, Lateinamerika, Asien oder Afrika betreiben, wird erwartet, dass Sie geschäftliche Konversationen über WhatsApp abwickeln.

Beispiel, nutzen fast 85 % der Bevölkerung in Deutschland WhatsApp. In Brasilien ist WhatsApp die wichtigste Messaging-Plattform für die private und geschäftliche Kommunikation. Wenn Sie also kein kleines lokales Unternehmen sind, das keine Pläne hat, zu expandieren oder neue Kunden zu erreichen, ist WhatsApp ein Kanal, den Sie nicht ignorieren sollten.

WhatsApp Business ist von 98 Millionen Downloads im Jahr 2019 auf über 300 Millionen im Jahr 2024 gewachsen.

Dieses Wachstum zeigt, dass die Unternehmen herausgefunden haben, dass WhatsApp funktioniert. Die Kunden reagieren besser, Konversationen fühlen sich nicht roboterhaft an, und Sie können ein viel persönlicheres Erlebnis schaffen, als es mit SMS möglich ist.

Wenn Sie Ihr Unternehmen jetzt auf WhatsApp bringen, treten Sie mit Menschen dort in Kontakt, wo Ihre Konkurrenten wahrscheinlich noch nicht sind.

Einige Kunden bevorzugen E-Mail, andere nutzen SMS, und viele wollen WhatsApp. Wer sagt, dass Sie sich für einen entscheiden müssen? Mit einer leistungsstarken HubSpot-Integration, die sowohl SMS als auch WhatsApp umfasst, können Sie alles testen, ohne zwischen verschiedenen Plattformen hin- und herzuwechseln oder dieselbe Arbeit zweimal zu erledigen.

Und falls Sie es noch nicht wussten: Sinch Engage ist eine der besten HubSpot-Texting-Integrationen, die genau das tut. Es unterstützt WhatsApp, SMS, MMS und sogar RCS (die neuere, bessere Version von SMS), alles auf einer Plattform, sodass Ihre HubSpot-Workflows Menschen über verschiedene Kanäle basierend auf ihren Einstellungen erreichen können.

Sie haben zwei Hauptoptionen für die Verwendung von WhatsApp in Ihrem HubSpot CRM.

Die integrierte HubSpot-Integration verbindet Ihr WhatsApp Business-Konto und erledigt die grundlegenden Aufgaben. Sie können eingehende Nachrichten verwalten, personalisierte Vorlagen anhand von CRM-Daten versenden und einfache Automatisierungen wie Willkommensnachrichten oder Einkaufswagenerinnerungen erstellen.

Allerdings stößt das native System schnell an seine Grenzen.

Viele HubSpot-Nutzer sind auf gewisse Schwierigkeiten gestoßen, wie z. B. den Zeitaufwand für das manuelle Protokollieren von Chats, das Zuweisen von Konversationen und Probleme bei der Nachverfolgung von Leads. Der Verlauf früherer Nachrichten wird nicht synchronisiert, wenn Sie Ihr Konto verbinden, sodass alte Konversationen verschwinden.

Ein weiterer Nachteil der nativen HubSpot-WhatsApp-Integration besteht darin, dass Sie keinen Zugriff auf das Senden aus den mobilen und Web-Apps von WhatsApp haben – alles muss über HubSpot laufen. Die 24-Stunden-Regel schränkt auch die Flexibilität ein: Nach Ablauf der Frist können Sie nur noch mit vorab genehmigten Vorlagen antworten.

Nebenbemerkung: Dies scheint ein allgemeines Problem mit WhatsApp-Integrationen zu sein.

Und für diejenigen, die noch mehr Skalierung suchen: Telefonanrufe werden nicht unterstützt, und die Bearbeitung eines hohen Chat-Aufkommens kann ebenfalls zu einem Engpass werden, da Sie möglicherweise mehr Zeit mit der Aktualisierung von HubSpot verbringen als mit der Interaktion mit Kunden.

Das muss aber nicht so sein.

Ein erstklassiges, Drittanbieter-Tool wie Sinch Engage schließt die Lücken in der nativen WhatsApp-Integration von HubSpot. Es lässt sich direkt mit HubSpot verbinden und schaltet erweiterte WhatsApp-Marketing- und Automatisierungsfunktionen frei, die den geschäftlichen Wert für HubSpot-Nutzer maximieren:

• Massenkampagnen: Senden Sie gezielte WhatsApp-Nachrichten an segmentierte Listen.

• Automatisierte Workflows: Triggern Sie Nachrichten basierend auf Kontakteigenschaften oder Ereignissen.

• Bidirektionale Posteingänge: Verwalten und weisen Sie Konversationen teamübergreifend in einer Ansicht zu.

Jede Konversation wird automatisch mit HubSpot synchronisiert, sodass Ihr Team vollen Einblick in den Kundenverlauf erhält. Sie können auch Rich Media (Bilder, Videos, PDFs) versenden und interaktive Elemente wie Schnellantworten, Listennachrichten oder Produktkataloge verwenden.

Eine HubSpot-Integration, die skalierbar und einfach zu nutzen ist

Sinch Engage unterstützt mehrere WhatsApp-Nummern und -Geräte für Mehrmarken- oder regionale Unternehmen. Teams können mobil, über das Web oder direkt in HubSpot antworten. Und dank unseres leistungsstarken globalen Netzwerks verfügen wir über ein fortschrittliches Routing, das sicherstellt, dass Ihre Nachrichten schnell die richtige Person erreichen, sowie über Echtzeit-Analysen und eine unternehmensweite Compliance, die Ihnen die Gewissheit gibt, dass Ihre Nachrichten sowohl wirkungsvoll als auch sicher sind.

Auch die Integration selbst ist rundum einfach zu handhaben.

Sein Team war in der Lage, Notfall-Textwarnungen an seine 33.000 Kunden zu senden innerhalb weniger Stunden (und deren Zustellung vollständig zu verfolgen), dank der HubSpot-Integration von Sinch Engage.

Sobald Sie eine angemessene Integration eingerichtet haben, wird WhatsApp für Marketingkampagnen unglaublich vielseitig. Gehen wir die Szenarien durch, in denen WhatsApp durchweg besser abschneidet als andere Kanäle.

Ersetzen Sie ignorierte E-Mails durch rechtzeitige WhatsApp-Nachrichten. Beispiel:

„Denkst du immer noch an diese Nike Air Zooms? Hier sind 15 % Rabatt, wenn du in den nächsten 24 Stunden bestellst.“

Sie können Ihre Chancen auf eine Konversion erhöhen, indem Sie nach Kaufhistorie, Standort oder Lifecycle-Phase segmentieren, um personalisiertere Angebote zu erstellen.

Der Unterhaltungscharakter von WhatsApp macht es ideal für den Support. Wenn Sie also WhatsApp in HubSpot integrieren, können Sie nicht nur Kunden über einen ansprechenderen Kanal erreichen, sondern auch sicherstellen, dass jede Interaktion – Fragen, Produktfeedback oder Upsell-Möglichkeiten – für Ihre Vertriebs- und Serviceteams in einer einheitlichen Zeitleiste sichtbar ist.

„Sinch Engage hilft uns, unsere Kunden über WhatsApp besser zu erreichen und unsere tägliche Effizienz zu steigern“, sagt Lisa Balthasar von Instamotion, die einen Anstieg der Konversionen um 116 % verzeichnete , nachdem sie unsere HubSpot-WhatsApp-Integration eingeführt hatte.

Bei Oxperta Capital wurden durch die Integration von Sinch Engage mit HubSpot die Lead-Zuweisung und die Kontaktaufnahme automatisiert. Wenn jemand ein Kreditformular ausfüllt, triggert HubSpot einen Workflow, der innerhalb weniger Minuten eine WhatsApp-Vorstellung vom richtigen Berater sendet. Als Ergebnis erhalten sie eine um 30 % höhere Antwortrate und reibungslosere Follow-ups.

Damit WhatsApp ordnungsgemäß mit HubSpot funktioniert, müssen die Konten nicht nur miteinander verbunden werden. Sie müssen Ihr WhatsApp Business-Konto korrekt einrichten, Ihre Integrationseinstellungen konfigurieren und Workflows erstellen, die die einzigartigen Funktionen von WhatsApp nutzen.

Bevor Sie etwas mit HubSpot verbinden können, benötigen Sie ein verifiziertes WhatsApp Business-Konto. Dazu gehören die Verifizierung Ihrer geschäftlichen Telefonnummer, die Vervollständigung Ihres Geschäftsprofils mit genauen Informationen und die Einholung der Genehmigung von Meta für Business Messaging.

Sobald Ihr WhatsApp Business-Konto aktiv ist, verbinden Sie es mit Sinch Engage.

Dieser Support-Artikel enthält Details dazu, wie Sie bei dem Prozess vorgehen.

Sobald WhatsApp mit Sinch Engage verbunden ist, installieren Sie die HubSpot-Integration über den HubSpot App Marketplace. Dadurch wird die Datensynchronisierung zwischen Ihren HubSpot-Kontakteigenschaften und Ihren Messaging-Kampagnen hergestellt.

Ordnen Sie während der Einrichtung Ihre HubSpot-Kontakteigenschaften den Feldern für die Messaging-Personalisierung zu, legen Sie die Einstellungen für die Konversationsprotokollierung fest und konfigurieren Sie, welche Teammitglieder Zugriff auf WhatsApp-Konversationen haben.

Beginnen Sie mit einem einfachen Workflow, um Ihre Integration zu testen. Dieser Workflow kann durch ausgehende oder eingehende WhatsApp-Nachrichten getriggert werden. 

So erstellen Sie einen ausgehenden Nachrichtenfluss

1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste von HubSpot auf „Automatisierung“ und dann auf „Workflows“.

2. Klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche „Workflow erstellen“ und dann auf „Von Grund auf“.

3. Wählen Sie einen Trigger , um Ihre Nachricht zu senden.

4. Klicken Sie auf das + Symbol, um die Liste der verfügbaren Aktionen zu öffnen.

5. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie im Abschnitt Integrierte Apps auf „Sinch SMS & MMS“, um das Dropdown-Menü zu öffnen.

6. Wählen Sie hier WhatsApp senden. Hier können Sie auch SMS / MMS zu Workflows hinzufügen.

7. Konfigurieren Sie die WhatsApp-Aktion. Sie können Details wie die Telefonnummer, das Konto, den Vorlagentext, die Absender-ID und vieles mehr bearbeiten.

8. Klicken Sie auf Speichern.

9. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf „Überprüfen und veröffentlichen“.

Sie können auch Aktionen und Workflows durch eingehende WhatsApp-Antworten triggern. Sie können entweder eine Verzweigung innerhalb eines bestehenden Workflows hinzufügen oder eine eingehende Antwort als Workflow-Trigger verwenden.

So fügen Sie eine Verzweigung in einen bestehenden Workflow ein:

Wenn Sie bereits einen Workflow haben, der WhatsApp-Nachrichten versendet, können Sie diesen anhand der Antwort verzweigen:

1. Klicken Sie im Workflow Builder an der Stelle, an der Sie einen Zweig hinzufügen möchten, auf das Symbol +.

2. Wählen Sie Verzweigung, dann UND/ODER-Logik, dann + Kriterien hinzufügen.

3. Scrollen Sie zu Integrationsfilter und wählen Sie dann Sinch SMS & MMS.

4. Geben Sie in der Suchleiste „empfangen“ ein.

5. Wählen Sie Sinch SMS & MMS: Eigenschaften der empfangenen WhatsApp-Nachricht.

6. Definieren Sie Ihre Bedingungen, wie zum Beispiel:

1. Nachrichteninhalt (z. B. Kontakt antwortet \“JA\“)

2. Workflow-ID (zur Erfassung von Antworten auf Nachrichten, die von einem bestimmten Workflow gesendet wurden)

7. Speichern Sie die Verzweigung und fügen Sie dann Aktionen für jedes Ergebnis hinzu (z. B. in die Pflege einschreiben, als qualifiziert markieren, einen Vertreter benachrichtigen).

So verwenden Sie eine eingehende Antwort als Workflow-Trigger

Sie können auch einen brandneuen Workflow starten, sobald jemand antwortet:

1. Erstellen Sie einen neuen Workflow (oder bearbeiten Sie einen bestehenden).

2. Wählen Sie im Trigger-Workflow entweder Filterkriterien erfüllen (neu) oder Wenn Filterkriterien erfüllt sind (vorhanden).

3. Wählen Sie unter Berechtigte Datensätze die Option Kontakt.

4. Gehen Sie unter Kriterien hinzufügen zu Integrationsfilter und wählen Sie dann Sinch SMS & MMS.

5. Suchen Sie nach „Empfangen“ und wählen Sie Eigenschaften der empfangenen WhatsApp-Nachricht.

6. Definieren Sie Ihre Trigger-Bedingungen (z. B. Nachrichteninhalt = \“YES\“ oder Workflow-ID = X).

7. Speichern Sie, und fügen Sie dann die gewünschten Folgeaktionen hinzu (z. B. das Senden einer Bestätigung, die Zuweisung an den Vertrieb oder die Eintragung in einen sekundären Workflow usw.).

Testen Sie diesen Workflow zunächst mit internen Kontakten, um sicherzustellen, dass die Nachrichten korrekt gesendet werden, die Personalisierung wie erwartet funktioniert und die Konversationen ordnungsgemäß in HubSpot protokolliert werden. Erfahren Sie mehr in unserem Leitfaden zur HubSpot-Integration.

Die Integration von WhatsApp in HubSpot kann Ihnen einen echten Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern verschaffen. Sie bauen engere Kundenbeziehungen auf, schließen Geschäfte schneller ab und personalisieren Ihre Marketingmaßnahmen, ohne alles manuell erledigen zu müssen.

Der Schlüssel liegt in der Auswahl einer Integration, die die Funktionen von WhatsApp mit der Workflow-Leistung von HubSpot verbindet. Demo buchen , um zu sehen, wie Sinch Engage Ihr HubSpot WhatsApp-Marketing transformieren kann, oder kostenlos testen , um sich selbst zu überzeugen.