Worauf Sie bei einem Anbieter für Cloud-Faxen achten sollten

Um heute wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen innovative Wege gefunden werden, um die Erfahrung der Belegschaft und das Kundenerlebnis zu verbessern. Häufig beginnt dies mit dem Einsatz der richtigen Tools für den Support Ihres Unternehmens.

Aus diesem Grund entwickelt sich das digitale Faxen schnell zu einer beliebten Alternative zum herkömmlichen Fax.

In der Praxis nutzen Unternehmen Cloud-basiertes Faxen, um die Kommunikation zu optimieren und die betriebliche Effizienz zu steigern – es ist der beste Weg, ein modernes Enterprise-Faxsystem zu implementieren. Darüber hinaus wird für den Markt für Cloud-Faxen ein Wachstum von 11 % pro Jahr in den kommenden Jahren erwartet, weshalb Sie dieses Thema im Blick behalten sollten.

Welche Schritte können Sie also unternehmen, um den besten Anbieter für Cloud-Faxen zu finden? Und warum ist Cloud-Faxen heute ein Muss für Unternehmen? Lesen Sie weiter, um die Grundlagen des Cloud-Faxens kennenzulernen, wie Sie den richtigen Partner auswählen und weitere Einblicke in die Welt des digitalen Faxens zu erhalten.

Ein Cloud-basierter Faxdienst sendet und empfängt Faxe über das Internet mithilfe einer Remote-Infrastruktur, sodass Unternehmen sich nicht um die Wartung von Hardware und Software vor Ort kümmern müssen. Besonders IT-Teams schätzen dies, da keine Zeit und Ressourcen für den Betrieb lokaler Faxgeräte, herkömmlicher Faxserver oder Telefonleitungen auf „traditionelle“ Weise aufgewendet werden müssen.

Beim Cloud-Faxen wird die Arbeit an einen Drittanbieter und dessen Netzwerk von Rechenzentren ausgelagert. Da sich diese Anbieter auf die Cloud-Faxtechnologie spezialisiert haben, nutzen Sie deren Netzwerke, um ein zuverlässiges Faxerlebnis mit integrierten Redundanzen zu erhalten.

Cloud-Faxen ist wie jeder andere Cloud-basierte Dienst – es steigert die Effizienz und optimiert Prozesse.

• Niedrigere Betriebskosten: Mit Cloud-Faxen müssen Sie keine teuren Geräte und Telefonleitungen mehr beschaffen und warten. Der gesamte Faxvorgang wird digital abgewickelt, was ihn skalierbarer und zugänglicher macht.
• Skalierung nach Bedarf. Die Anforderungen an das Faxen ändern sich, wenn ein Unternehmen wächst. Cloud-Faxen skaliert automatisch, um Ihr höchstes Faxvolumen zu bewältigen – Sie müssen sich keine Sorgen über Engpässe bei hohem Datenaufkommen machen.
• Schutz vor Cybersicherheitsbedrohungen. Beim Online-Faxen wird die digitale Sicherheit nicht beeinträchtigt. Erfahrene Anbieter wissen, wie sie Daten durch Verschlüsselung sowie Funktionen für Business Continuity/Disaster Recovery (BCDR) schützen können. Dies ist in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen von entscheidender Bedeutung.
• Fügt sich in bestehende Workflows ein. Die meisten Unternehmen nutzen E-Mail, ERP-Tools (Enterprise Resource Planning), Back-End-Anwendungen und mobile Endgeräte, weshalb die Integration von entscheidender Bedeutung ist. Integrationen ermöglichen zudem die Automatisierung von Prozessen, um die Leistung Ihres Kommunikationssystems deutlich zu steigern.

Wahrscheinlich verlagern Sie bereits viele interne Tools und Dienste in die Cloud, um die Produktivität zu steigern. Machen Sie das Faxen zu einem davon.

Bei den vielen Optionen auf dem Markt kann die Auswahl eines Anbieters, der Ihre Anforderungen erfüllt, eine Herausforderung darstellen.

Stufen von Cloud-Faxdiensten

Nicht alle Anbieter von Cloud-Faxdiensten sind gleich. Aufgrund der Vielfalt der Zielgruppen erfüllen Anbieter nicht immer die erforderlichen strengen Anforderungen. Beispiele hierfür sind:

• Einstiegsniveau – für Einzelpersonen, die gelegentlich faxen, aber kein Faxgerät kaufen möchten
• Mittelklasse – für kleinere Unternehmen, die in der Regel Pauschalpreise zahlen oder ein Pay-per-Use-Modell nutzen
• Enterprise-Klasse – für Unternehmen, die regelmäßig geschäftskritische Faxe versenden. Hierbei sind höchste Standards in Bezug auf Faxleistung, Sicherheit und Integrationen gefragt

Die hohe Nachfrage nach Cloud-Faxen für Unternehmen macht diesen Markt sehr wettbewerbsintensiv. Bei der Auswahl des richtigen Anbieters müssen Sie die Optionen unter Berücksichtigung der folgenden Aspekte sorgfältig vergleichen:

• Breite Netzwerkabdeckung. Das Netzwerk muss mehrere geografische Regionen abdecken. Ein redundantes Netzwerk ist leistungsfähiger, lässt sich einfach skalieren und sorgt für eine zuverlässige Verbindung
• Zuverlässigkeit auf Enterprise-Niveau. Selbst ein einziges verpasstes Fax kann in einer Geschäftswelt, die zuverlässige Kommunikation erfordert, zu Problemen führen. Suchen Sie nach einem Anbieter für Faxdienste, der unabhängig von Ihrer Branche, Ihren Faxanforderungen oder Ihrer Unternehmensart eine hohe Verfügbarkeit bietet
• Funktionen und Integrationen. Cloud-Faxen muss mit Ihrem Unternehmen skalieren. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Anbieter auch veränderte Anforderungen erfüllt. Cloud-Fax-APIs erweitern die Funktionalität bei Bedarf
• Funktionen für die Cybersicherheit. Alle Cloud-Fax-Plattformen müssen das Thema Sicherheit berücksichtigen. Funktionen wie Verschlüsselung und Multifaktor-Authentifizierung verhindern Datenschutzverletzungen und gewährleisten den Datenschutz der Nutzer. Sie helfen Unternehmen zudem, sich auf unabhängige Sicherheitsaudits vorzubereiten und Datenvorschriften wie HIPAA, DSGVO und SOC 2 einzuhalten
• Wartung und Support. Die Aufgabe eines Cloud-Faxdienstes besteht darin, Teams in die Lage zu versetzen, Faxe problemlos zu senden und zu empfangen, auch wenn sie nicht technisch versiert sind. Anbieter müssen Ressourcen für den Kundensupport bereitstellen, damit Ihre Teams den Wechsel problemlos vollziehen können
• Benutzerfreundlichkeit. Selbst der Cloud-Faxdienst mit den meisten Funktionen ist nutzlos, wenn er nicht effektiv genutzt werden kann. Wählen Sie einen Anbieter mit einer benutzerfreundlichen und intuitiven Benutzeroberfläche sowie einer klaren Dokumentation und Selbsthilfe-Ressourcen, damit Ihre Teams mit minimaler Einarbeitung starten können
• Branchenerfahrung. In jeder Branche, vom Gesundheitswesen bis hin zu Finanzdienstleistungen, gelten spezifische Kommunikationsstandards und Vorschriften, die eingehalten werden müssen. Mit wem arbeitet der Anbieter sonst noch zusammen – verfügt das Unternehmen über Erfahrung in Ihrer Branche?

Cloud-Faxen ist selten ein eigenständiger Dienst. Häufig ist es Teil einer umfassenden Kommunikationsplattform, die neben Fax auch mehrere Kanäle wie Voice, SMS und E-Mail unterstützt.

Kunden, Partnerunternehmen und Belegschaft erwarten eine reibungslose Kommunikation. Erfüllen Sie diese Anforderungen, indem Sie ein Upgrade auf eine Cloud-Faxlösung vornehmen.

Informieren Sie sich über Anbieter, um sich einen vollständigen Überblick über das Angebot zu verschaffen. Achten Sie dabei auf Erfolgsbilanzen in Bereichen wie digitaler Sicherheit, Netzwerkzuverlässigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang. Es bedarf nur weniger Klicks, um Ihre Teams mit einem moderneren Tech-Stack auszustatten.

Klingt zuverlässigeres und kostengünstigeres Faxen gut für Sie? Sprechen Sie mit unseren Fachleuten , um zu erfahren, was unser Cloud-Faxdienst für Sie leistet.

Autor: The Sinch team