Critères à prendre en compte pour choisir un fournisseur de fax cloud

Pour rester compétitif aujourd’hui, il faut trouver des moyens innovants d’améliorer l’expérience employé et l’expérience client. Souvent, cela commence par l’adoption d’outils adaptés pour assurer le meilleur support à votre entreprise.

C’est pourquoi le fax numérique devient rapidement une solution de remplacement prisée pour le fax traditionnel.

En réalité, les entreprises utilisent le fax cloud pour simplifier les communications et améliorer l’efficacité opérationnelle : c’est le meilleur moyen de déployer un système de fax d’entreprise moderne. De plus, le marché du fax cloud devrait croître de 11 % par an au cours des prochaines années. Il est donc indispensable de s’y intéresser.

Alors, quelles sont les étapes à suivre pour trouver le meilleur fournisseur de fax cloud ? Et pourquoi le fax cloud est-il devenu incontournable pour les entreprises aujourd’hui ? Poursuivez votre lecture pour découvrir les principes de base du fax cloud, comment choisir le bon partenaire et d’autres informations sur le monde du fax numérique.

Un service de fax cloud envoie et reçoit des fax via Internet par le biais d’une infrastructure distante, ce qui évite aux entreprises d’avoir à entretenir du matériel et des logiciels sur site. Les équipes informatiques l’apprécient tout particulièrement, car elles n’ont plus à consacrer du temps et des ressources à l’exploitation de télécopieurs locaux, de serveurs de fax ou de lignes téléphoniques de manière « traditionnelle ».

Le fax cloud externalise ce travail auprès d’un fournisseur de services tiers et de son réseau de centres de données. Ces fournisseurs étant spécialisés dans la technologie du fax cloud, vous pouvez tirer parti de leurs réseaux pour bénéficier d’une expérience de fax fiable avec des redondances intégrées.

Le fax cloud est comme tout autre service basé sur le cloud : il renforce l’efficacité et optimise les processus !

• Réduction du coût de possession : avec le fax cloud, vous n’avez plus besoin d’acheter ni d’entretenir des équipements et des lignes téléphoniques coûteux. L’ensemble de l’expérience de fax se déroule au format numérique, ce qui la rend plus évolutive et accessible.
• Évolutivité selon vos besoins. Les besoins en matière de fax évoluent au rythme de la croissance de l’entreprise. Le fax cloud s’adapte automatiquement pour traiter vos volumes de fax les plus élevés : plus besoin de s’inquiéter des goulots d’étranglement en cas de trafic important.
• Protection contre les menaces de cybersécurité. Le fax en ligne ne sacrifie pas la sécurité numérique. Les fournisseurs de services expérimentés savent comment protéger les données grâce au chiffrement et aux fonctionnalités de continuité d’activité et de reprise après sinistre (BCDR). C’est un point essentiel dans les secteurs hautement réglementés comme celui de la santé.
• Intégration aux flux de travail existants. La plupart des entreprises utilisent l’email, des outils de planification des ressources de l’entreprise (ERP), des applications back-end et des appareils mobiles. L’intégration est donc primordiale. Les intégrations permettent également l’automatisation des processus pour améliorer considérablement les performances de votre système de communication.

Vous migrez sans doute déjà de nombreux outils et services internes vers le cloud pour gagner en productivité ; le fax doit en faire partie.

Face aux nombreuses options disponibles sur le marché, choisir un fournisseur de services capable de répondre à vos besoins peut sembler difficile.

Les différents niveaux de service de fax cloud

Tous les fournisseurs de services de fax cloud ne se valent pas. En raison de la diversité de la clientèle ciblée, les fournisseurs ne répondent pas toujours aux exigences strictes nécessaires. En voici quelques exemples :

• Niveau d’entrée : s’adresse aux personnes qui envoient occasionnellement des fax mais n’ont pas besoin d’acheter un télécopieur
• Milieu de gamme : conçu pour les petites entreprises, qui paient généralement des forfaits ou utilisent un modèle de paiement à l’usage
• Qualité professionnelle : destiné aux entreprises qui utilisent régulièrement le fax pour des tâches critiques. C’est là que les normes les plus strictes en matière de performances de fax, de sécurité et d’intégration sont requises

La forte demande en matière de fax cloud d’entreprise en fait un marché très concurrentiel. Pour choisir le bon fournisseur de services, il convient de comparer minutieusement les options en gardant à l’esprit les éléments suivants :

• Couverture réseau étendue. Le réseau doit couvrir plusieurs zones géographiques. Un réseau redondant est plus performant et évolue facilement, ce qui garantit une connexion fiable
• Fiabilité de niveau professionnel. Le moindre fax manqué peut causer des problèmes dans un monde des affaires qui exige des communications fiables. Trouvez un fournisseur de fax capable d’offrir des taux de disponibilité élevés, quels que soient votre secteur, vos besoins ou le type de votre entreprise
• Fonctionnalités et intégrations. Le fax cloud doit évoluer avec votre organisation, assurez-vous donc que votre fournisseur de services peut répondre à des besoins changeants. Les API de fax cloud peuvent enrichir les fonctionnalités lorsque vous en avez besoin
• Fonctionnalités de cybersécurité. Toutes les plateformes de fax cloud doivent prendre en compte la sécurité. Des fonctionnalités telles que le chiffrement et l’authentification multifacteur préviennent les violations de données et garantissent la confidentialité des utilisateurs. Elles aident également les entreprises à se préparer aux audits de sécurité indépendants et à se conformer aux réglementations sur les données telles que la HIPAA, le RGPD et la norme SOC 2
• Maintenance et support. La mission d’un service de fax cloud est de permettre aux équipes d’envoyer et de recevoir des fax sans problème, même si elles ne sont pas expertes en technologie. Les fournisseurs doivent proposer des ressources de support client afin que vos équipes puissent facilement faire la transition
• Facilité d’utilisation. Même le service de fax cloud le plus complet est inutile s’il n’est pas possible de l’utiliser efficacement. Choisissez un fournisseur offrant une interface intuitive et conviviale, avec une documentation claire et des ressources d’auto-assistance pour aider vos équipes à être opérationnelles avec un minimum de formation
• Expérience du secteur. Chaque secteur, de la santé aux services financiers, a des normes de communication et des réglementations spécifiques à respecter. Avec qui le fournisseur travaille-t-il également ? L’entreprise a-t-elle de l’expérience dans votre secteur d’activité ?

Le fax cloud est rarement un service isolé. Il fait souvent partie d’une plateforme de communication complète prenant en charge plusieurs canaux en plus du fax, tels que la voix, les SMS et l’email.

Les clients, les partenaires et le personnel s’attendent à des communications fluides. Répondez à leurs exigences en mettant à niveau votre infrastructure avec une solution de fax cloud.

Renseignez-vous sur les fournisseurs de services pour avoir un aperçu complet des offres disponibles. Examinez leurs antécédents en matière de sécurité numérique, de fiabilité du réseau, de convivialité, d’ensemble de fonctionnalités, et bien plus encore. Quelques clics suffisent pour doter vos équipes d’une pile technologique plus moderne.

Vous souhaitez profiter d’un service de fax plus fiable et plus rentable ? Contactez l’un de nos experts pour découvrir ce que notre service de fax cloud peut vous apporter !

Auteur: The Sinch team