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WhatsApp-Unternehmenskonto: Alles, was du wissen musst!

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Februar 13, 2025

Zum WhatsApp-Unternehmenskonto gibt es viele Fragen. Wie lege ich einen Unternehmensaccount bei WhatsApp Business an? Was ist der Unterschied zwischen WhatsApp, WhatsApp Business und der WhatsApp Business API? Wie bekomme ich den grünen Haken? Welche Vorteile und Kosten hat ein solcher Account? Wir beantworten alle wichtigen Fragen. 

Wenn sich die Deutschen digital unterhalten, passiert dies fast immer auf WhatsApp. Wie aktuelle Nutzerzahlen zeigen, nutzen über 60 Prozent der Deutschen WhatsApp täglich! Damit ist WhatsApp der mit Abstand beliebteste Messenger im Land.

Für Unternehmen ist somit auch klar: Wer sich mit seinen Kund:innen auf ihrem bevorzugten Kommunikationskanal austauschen möchte, muss WhatsApp nutzen. Genau dafür hat WhatsApp seit 2018 zwei verschiedene professionelle Lösungen im Angebot: die WhatsApp Business App und die WhatsApp Business Platform. Wo liegen die Unterschiede? Welche Kosten sind mit einem WhatsApp-Unternehmensaccount verbunden? Und wie bekommst du als Unternehmen den grünen Haken? All diese Fragen (und vieles mehr) klären wir im Folgenden.

Was ist ein Unternehmenskonto bei WhatsApp?

Wir alle kennen die „WhatsApp App“ aus der privaten Kommunikation. Doch auch für Unternehmen gibt es seit 2018 offizielle Business-Lösungen von WhatsApp: eine App und eine API! Wo liegen die Unterschiede?

A) WhatsApp App: Nur für private Nutzung

✋⛔ Diese App ist nur für die private Kommunikation. Die WhatsApp-Nutzungsbedingungen schließen eine gewerbliche Nutzung aus. Auch der Datenschutz ist bei dieser Version nicht gewährleistet! Sollten Unternehmen die private App dennoch kommerziell nutzen, drohen sowohl Abmahnungen von Mitbewerber:innen und Datenschutzbehörden, als auch die Sperrung von WhatsApp und sogar Facebook-Konten!

B) Die WhatsApp Business App: Die kostenlose App für kleine Unternehmen

WhatsApp Business ist eine kostenlose App, die speziell für Kleinunternehmen entwickelt wurde. Aber Achtung: Auch mit der kostenlosen Business App hast du Probleme beim Datenschutz!

👉 Vorteile und Nachteile der WhatsApp Business App!

C) WhatsApp Business Platform: Die DSGVO-konforme Lösung für WhatsApp-Unternehmensaccounts

Seit August 2018 existiert in Deutschland eine offizielle Business-Lösung für größere Unternehmen, die WhatsApp Business Platform (ehemals: WhatsApp Business API). Diese richtet sich an mittlere und große Unternehmen. Anders als die App ist die API nicht kostenlos und Unternehmen benötigen „WhatsApp Business Solution Provider“ wie Sinch, um Zugriff auf die API-Schnittstelle zu bekommen.

Was ist der Unterschied zwischen WhatsApp, WhatsApp Business und der Business API?

Die unterschiedlichen WhatsApp-Lösungen bieten verschiedene Möglichkeiten für Unternehmen, wobei – wie bereits erwähnt – die private App von WhatsApp App rechtlich zulässige Unternehmenslösung nicht infrage kommt.

WhatsApp Platforms comparison graphic
Das Ökosystem von WhatsApp im Überblick.

In der Praxis stehen Unternehmen daher vor der Entscheidung, ob sie die WhatsApp Business App oder die WhatsApp Business Platform nutzen sollen. Im ersten Schritt starten tatsächlich viele Unternehmen mit der kostenlosen Business App (weil: kostenlos). Dann wird aber schnell klar, dass diese Lösung für die meisten Unternehmen nicht reicht.

Denn spätestens, sobald mehrere Anfragen per WhatsApp täglich eintreffen oder mehrere Mitarbeitende diese beantworten sollen, reicht die Business App nicht mehr aus. Denn die Business App kann nur mit einem einzigen Smartphone genutzt werden. Spätestens ab fünf Mitarbeitenden ist das sehr umständlich.

Diese Erfahrung hat etwa auch die Fahr-Vermittlungsagentur TruckHero gemacht. Auch TruckHero startete zunächst mit einem Smartphone und einer Mitarbeiterin, kam damit aber schnell an die Grenzen der WhatsApp Business App.

Zitat von Olaife Orolade von Truck Hero über WhatsApp Business Platform

Hinzu kommt, dass diese Variante keinen Datenschutz garantiert oder Automatisierungslösungen wie Chatbots ebenfalls nicht erlaubt. Wer also mit WhatsApp in der Kundenkommunikation wirklich erfolgreich sein will, kommt mit der WhatsApp Business App nicht sehr weit.

Was für Vorteile hat ein WhatsApp-Unternehmensaccount gegenüber der WhatsApp Business Platform?

Dies zeigt, dass die WhatsApp Business API mehrere Vorteile gegenüber der regulären Business App hat.

  • 👨‍⚖️ Dein WhatsApp-Service ist DSGVO-konform.
  • 🤖 Du kannst Chatbots implementieren.
  • 💻 Du kannst im Team Nachrichten zentral bearbeiten und beantworten und das alles über Desktop.
  • 🎟️ Über ein Ticket-System lassen sich Anfragen an Mitarbeiter:innen weiterleiten, entweder manuell oder automatisiert über Auto-Routing.
  • ✔️ Der grüne Haken zeigt deinen Kund:innen, dass es sich um einen vertrauenswürdigen Kanal handelt.
  • 😎 Du musst keine Sorge haben, dass du eine Abmahnung bekommst oder dein WhatsApp-Service gesperrt wird.
  • 📰 Du kannst über die Business Platform WhatsApp-Newsletter und Push-Notifications verschicken.

Die Platform bietet dir im Unternehmen also mehr Möglichkeiten zur Kundenkommunikation und Rechtssicherheit, aber auch einen direkteren Kanal zu deinen Kund:innen. Die Anwendungsmöglichkeiten dazu sind sehr vielfältig.

MissPompadour beantwortet über 500 Anfragen pro Tag über die WhatsApp Business API

MissPompadour ist ein mittelständischer Online-Farbhändler und nutzte bereits von Anfang an WhatsApp Business in der Kundenkommunikation. Hier stellte sich aber schnell heraus: Mit einer privaten WhatsApp-Nummer und hunderten Anfragen am Tag, musste eine andere Lösung her.

Zitat von Erik Reintjes von MissPompadour über Platform Umstieg

Nun setzt MissPompadour die WhatsApp Business Platform erfolgreich ein und beantwortet damit über 500 Anfragen am Tag. So hat sich WhatsApp als wichtiger Beratungskanal für das Unternehmen etabliert. Und: Neun von zehn WhatsApp-Anfragen führen über den Kanal zum Kauf.

Zitat von Erik Reintjes von MissPompadour über Erfolg per Whatsapp

BMW entlastet Kundenservice: Mit WhatsApp-Unternehmenskonto 60 Prozent weniger Anrufe

Mit dem WhatsApp-Unternehmensaccount ist es nicht nur möglich, Anfragen schneller abzuhandeln oder Newsletter an Kund:innen zu verschicken, sondern auch, das eigene Team zu entlasten. Die BMW-Niederlassung in München hat beispielsweise ihren Werkstatt-Kundenservice mit der Hilfe von Sinch Engage auf die WhatsApp Business Platform auf WhatsApp verlagert. Hier können Kund:innen über automatisierte Antworten viel schneller Hilfe bekommen.

Dadurch konnte sich die Niederlassung die hohen Callcenter-Kosten sparen und es gab 60 Prozent weniger Service-Anrufe, was das eigene Team entlastet hat. Doch nicht nur das eigene Unternehmen profitierte, auch die Kund:innen waren so begeistert, dass 90 Prozent den Service weiterempfohlen haben.

Kann jedes Unternehmen ein WhatsApp-Unternehmensaccount einrichten?

Die WhatsApp Business Platform können nur Unternehmen, beziehungsweise Dienstleister nutzen, die die WhatsApp Commerce Policy einhalten. Du bekommst keinen offiziellen WhatsApp Business Account, wenn dein Unternehmen in Zusammenhang steht mit zum Beispiel:

  • Drogen/Medikamenten / Gesundheitsprodukten / Nahrungsergänzungsmitteln (auch wenn es hier seit Oktober 2022 Lockerungen gibt)
  • Tabakwaren und entsprechendem Zubehör
  • Alkohol
  • Waffen, Munition oder Sprengstoffe
  • Artikeln oder Produkten mit eindeutig sexualisierter Ausrichtung
  • Glücksspieldiensten, bei denen es um echtes Geld geht
  • Partnervermittlungen
  • Kryptowährungen (Bitcoins etc.)

Die ganze Liste findest du in den AGBs von WhatsApp.

Welche Kosten entstehen bei einem WhatsApp-Unternehmenskonto?

Die Kosten der Nutzung der WhatsApp Business Platform hängen davon ab, für welchen Nutzungsweg du dich entscheidest. Du hast einmal die Möglichkeit, dich mit deinen eigenen IT-Systemen an die WhatsApp-API einzubinden oder eine bereits existierende Kommunikationsplattform von einem offiziellen WhatsApp Business Solution Provider wie Sinch zu nutzen.

A) Die „nackte“ API. Hier zahlst du zwar keine Einrichtungsgebühr, musst dann selbst aber noch Entwicklungsressourcen einplanen, um die API an deine Systeme funktional anbinden und langfristig zu warten.

B) Eine professionelle Messenger-Softwarelösung, wie die Sinch Conversation API. Mit ihr kannst du sofort mit deinem WhatsApp-Unternehmenskonto starten und unser Team unterstützt dich beim gesamten Verifizierungsprozess. Darüber hinaus stehen dir in der Lösung intuitive Tools zur Verfügung, mit denen du beispielsweise einen Chatbot aufzusetzen kannst. Auf Wunsch lassen sich neben WhatsApp auch andere Kanäle wie SMS, Telegram oder auch RCS nutzen. Bei Sinch zahlst du eine monatliche Gebühr für die Anbindung an die API, inklusive professioneller Softwarelösung.

Welche Nummer kann ich für WhatsApp Business verwenden?

Dein WhatsApp-Service-Kanal hat genau eine Nummer! Diese Nummer bringst du einfach mit, wenn du bei Sinch Kund:in wirst. Unser Onboarding-Service-Team hilft dir gerne bei der Übertragung!

  • Jede Nummer ist möglich.
  • Festnetznummern können ebenfalls als WhatsApp-Service-Nummern gelten.
  • Auch bestehende Nummern können nachträglich zu einer WhatsApp-Service-Nummer werden (wenn du schon eine Telefonservice-Nummer anbietest, zum Beispiel).
  • Auch 0800 Nummern sind theoretisch möglich.

Unternehmenskonto für WhatsApp einrichten, Schritt für Schritt

Einen Unternehmensaccount für WhatsApp Business einzurichten, dauert nicht lange.

Unternehmen können innerhalb von 24 Stunden einen verifizierten WhatsApp Business Account erhalten.
Photo of Marie Schubert
Marie Schubert Product Manager bei Sinch

Das brauchst du, um den Verifizierungsprozess zu starten

  • Telefonnummer für den geplanten WhatsApp-Service.

❗ Eine Rufnummer darf immer nur für eine WhatsApp-Anwendung genutzt werden. Das heißt: Deine Nummer darf für die Verifizierung nicht gleichzeitig für die private WhatsApp App oder die Business App genutzt werden! 

Achtung: Wenn die Rufnummer einmal für die WhatsApp Business Platform eingesetzt wurde, kann sie danach nicht mehr für die anderen WhatsApp-Anwendungen verwendet werden! Also nicht aus Versehen die private Nummer nehmen 😉

  • Name für deinen WhatsApp-Unternehmensaccount (Display-Name).🤓 Dein WhatsApp-Account-Name sollte möglichst nah an der Bezeichnung / Firmierung sein, die du auch im Facebook Business Manager verwendet. Beispiel: Im Facebook Business Manager sind wir gelistet unter „MessengerPeople GmbH“ und unser WhatsApp Business Account Display-Name ist „MessengerPeople Support“.
  • Die ID deines Facebook Business Manager Account. Diese findest du, wenn du dich über https://business.facebook.com/ einloggst. Die ID wird dir direkt in der URL angezeigt!

💡 Der Business Manager von Meta ist ein Tool, mit dem du deine Aktionen auf Facebook, aber eben auch zu Meta gehörenden Plattformen wie WhatsApp, verwalten kannst. Wenn du bereits eine Meta-Unternehmensseite hast, hast du auch einen Business Manager Account.

Falls nicht, findest du hier alle Informationen dazu, wie du ein Business Manager-Konto bei Meta erstellst. Für die Freigabe von WhatsApp muss dein Business Manager Account auch als Unternehmensaccount verifiziert sein, etwa durch das Hochladen eines Handels­register­auszugs.

Übertragen in eine professionelle Messenger-Lösung: In drei Schritten zum Unternehmenskonto

Wenn du eine professionelle Messenger-Lösung wie die Conversation API nutzt, überträgst du diese Daten dann in die entsprechende Software. Damit kannst du dann schon in wenigen Schritten deinen WhatsApp-Account anlegen. Beziehungsweise: Unser Team übernimmt den gesamten Prozess für dich!

1. Generiere deinen Zugangsschlüssel

Get access and create your access key: Sobald du ein Konto angelegt und dich eingeloggt hast, kannst du die Conversation API links im Menü auswählen. Gehe hier nochmals die AGBs durch, stimme ihnen zu und klicke auf „ZUGANG BEKOMMEN“. Im nächsten Schritt generierst du dann in unserem Kunden-Dashboard deinen Zugangsschlüssel.

2. Sender ID generieren

Als Unternehmen bekommst du dann über das Kunden-Dashboard (nutze dazu den eingebetteten Anmeldeprozess) deine Identifikationsnummber (Sender ID).

3. WhatsApp konfigurieren

Im Dashboard wählst du anschließend deine App aus (WhatsApp) und klickst dann auf Kanal aufsetzen. Wähle nun die Sender ID aus und speichere das Ganze.

Hinweis: Wir haben verschiedene regionale Server. Nutze für einen Standort in Deutschland entsprechend unsere EU-Server.

Sobald du dein WhatsApp-Konto angelegt hast, legst du die Prioritäten der Kanäle fest. Damit bist du schon fertig und kannst die erste Nachricht schicken.

Weitere Details zur Einrichtung deines WhatsApp-Kontos bei Sinch findest du in unserer Dokumentation.

Wie bekomme ich einen grünen Haken für meinen WhatsApp-Unternehmensaccount?

WhatsApp unterscheidet zwischen einem regulären und einem offiziellen WhatsApp Business Account. Der offizielle ist mit dem grünen Haken versehen. Diesen Haken können wir für dich beantragen.

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass man das am besten nach ein paar Wochen macht, wenn schon etwas Traffic auf deinem WhatsApp Business Account vorhanden ist. Wenn ein Verifizierungsprozess für den grünen Haken nicht erfolgreich ist, kann man diesen jedoch auch später – wenn nötig mehrfach – wiederholen.

❗ Aber: Auch ohne grünen Haken ist dein WhatsApp-Kanal ein verifizierter Kanal und das wird deinen Kund:innen im Chat mit der Nachricht „Dieser Chat ist mit einem Unternehmensaccount“ angezeigt!

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