O que procurar em um provedor de fax na nuvem

Manter a competitividade hoje significa encontrar maneiras inovadoras de melhorar a experiência do cliente e das equipes. Geralmente, isso começa com o uso das ferramentas certas para dar suporte à sua empresa.

É por isso que o fax digital está se tornando rapidamente uma alternativa popular ao fax tradicional.

Na realidade, as empresas usam o fax na nuvem para simplificar as comunicações e melhorar a eficiência operacional — é a melhor maneira de implementar um sistema de fax corporativo moderno. Além disso, o mercado de fax na nuvem deve crescer 11% ao ano nos próximos anos, por isso ele precisa estar no seu radar.

Então, quais medidas você pode tomar para encontrar o melhor provedor de fax na nuvem? E o que torna o fax na nuvem indispensável para as empresas hoje em dia? Continue lendo para conhecer os conceitos básicos do fax na nuvem, como escolher a parceria certa e obter outras informações sobre o mundo do fax digital.

Um serviço de fax na nuvem entrega e recebe faxes pela internet por meio de uma infraestrutura remota, para que as empresas não precisem se preocupar com a manutenção de hardware e software no local. As equipes de TI, em particular, adoram essa solução, pois significa que não é necessário gastar tempo e recursos operando aparelhos de fax locais, servidores de fax tradicionais ou linhas telefônicas da forma “tradicional”.

O fax na nuvem terceiriza o trabalho para um provedor de serviços e sua rede de data centers. Como esses provedores são especializados na tecnologia de fax na nuvem, você pode aproveitar as redes deles para ter uma experiência de fax confiável com redundâncias integradas.

O fax na nuvem é como qualquer outro serviço baseado em nuvem: ele aumenta a eficiência e otimiza os processos!

• Reduz o custo de propriedade: com o fax na nuvem, você não precisará adquirir nem manter equipamentos caros e linhas telefônicas. Toda a experiência de envio e recebimento de fax é feita digitalmente, o que a torna mais escalável e acessível.
• Escala de acordo com suas necessidades. As necessidades de fax mudam conforme a empresa cresce. O fax na nuvem é dimensionado automaticamente para atender ao seu maior volume de envio e recebimento, sem necessidade de se preocupar com gargalos quando houver muito tráfego.
• Proteção contra ameaças de segurança cibernética. O envio de fax on-line não sacrifica a segurança digital. Provedores de serviços experientes sabem como proteger os dados por meio de criptografia e recursos de continuidade dos negócios/recuperação de desastres (BCDR). Isso é crucial em setores altamente regulamentados, como a área da saúde.
• Adapta-se aos fluxos de trabalho existentes. A maioria das empresas usa e-mail, ferramentas de ERP (planejamento de recursos empresariais), aplicativos de back-end e dispositivos móveis, por isso a integração é fundamental. As integrações também viabilizam a automação de processos para melhorar significativamente o desempenho do seu sistema de comunicação.

Provavelmente, você já está migrando muitas ferramentas e serviços internos para a nuvem a fim de aumentar a produtividade, então inclua o fax nisso.

Com tantas opções no mercado, escolher um provedor de serviços que atenda às suas necessidades pode parecer um desafio.

Níveis de serviço de fax na nuvem

Nem todos os provedores de serviços de fax na nuvem são iguais. Devido à variedade de clientes visados, os provedores nem sempre atenderão aos rigorosos requisitos necessários. Alguns exemplos incluem:

• Básico — voltado a pessoas que precisam enviar ou receber fax ocasionalmente, mas não querem comprar um aparelho de fax
• Intermediário — atende a empresas menores, que geralmente pagam taxas fixas ou usam um modelo de pagamento por uso
• Nível corporativo — para empresas que usam fax regularmente em tarefas de missão crítica. É aqui que os mais altos padrões de desempenho de fax, segurança e integrações são necessários

A alta demanda por fax na nuvem corporativo torna esse mercado muito competitivo. Escolher o provedor de serviços certo significa comparar as opções cuidadosamente tendo o seguinte em mente:

• Ampla cobertura de rede. A rede deve alcançar várias áreas geográficas. Uma rede redundante apresenta um melhor desempenho e pode ser escalada facilmente, o que resulta em uma conexão confiável
• Confiabilidade de nível corporativo. Mesmo um único fax perdido pode causar problemas em um mundo dos negócios que exige comunicação confiável. Encontre um provedor de fax capaz de oferecer alta disponibilidade independentemente do seu setor, necessidades de fax ou tipo de empresa
• Recursos e integrações. O fax na nuvem deve acompanhar o crescimento da sua organização, portanto, certifique-se de que seu provedor de serviços possa atender às mudanças de necessidades. As APIs de fax na nuvem podem aumentar a funcionalidade quando você precisar
• Recursos de segurança cibernética. Todas as plataformas de fax na nuvem precisam considerar a segurança. Recursos como criptografia e autenticação multifator evitam violações de dados e garantem a privacidade do usuário. Eles também ajudam as empresas a se prepararem para auditorias de segurança independentes e a cumprirem regulamentos de dados como a HIPAA, o GDPR e a SOC 2
• Manutenção e suporte. A missão de um serviço de fax na nuvem é capacitar as equipes para enviar e receber faxes sem problemas, mesmo que não tenham conhecimentos técnicos. Os provedores devem oferecer recursos de suporte ao cliente para que suas equipes possam fazer a transição com facilidade
• Facilidade de uso. Até mesmo o serviço de fax na nuvem mais completo em termos de recursos será inútil se você não conseguir usá-lo com eficácia. Escolha uma empresa fornecedora que ofereça uma interface intuitiva e fácil de usar, com documentação clara e recursos de autoajuda para que suas equipes comecem a trabalhar com o mínimo de treinamento
• Experiência no setor. Todo setor, da área da saúde aos serviços financeiros, tem padrões de comunicação e regulamentos específicos a seguir. Com quem mais o provedor trabalha? A empresa tem experiência no seu setor?

O fax na nuvem raramente é um serviço separado. Na maioria das vezes, ele faz parte de uma plataforma de comunicação completa com suporte a vários canais além do fax, como voz, SMS e e-mail.

Clientes, parceiros e equipes esperam comunicações simplificadas. Atenda a essas demandas fazendo upgrade para uma solução de fax na nuvem.

Pesquise provedores de serviços para ter uma visão completa do que está disponível. Verifique o histórico em termos de segurança digital, confiabilidade da rede, facilidade de uso, conjunto de recursos e muito mais. Bastam alguns cliques para capacitar suas equipes com um conjunto de tecnologias mais moderno.

Um fax mais confiável e econômico parece uma boa ideia para você? Fale com nossa equipe de especialistas para ver o que nosso serviço de fax na nuvem pode fazer por você!

Autor: The Sinch team