História do cliente
Como a TBHG usou lembretes por SMS para otimizar as comunicações sobre consultas
Visão geral
Desafio: Gerenciar manualmente cerca de 200 consultas por semana no Outlook tornava difícil enviar lembretes oportunos, reduzir o não comparecimento e comunicar as mudanças nas consultas com eficiência.
Solução: O Sinch Engage forneceu automação de lembrete de consulta por SMS através do portal da web, com conexões de calendário do Outlook, subcontas para usuários e mensagens bidirecionais para uma comunicação mais rápida.
Resultados: Lembretes de consulta automatizados, reagendamento mais fácil e uma maneira mais escalável de gerenciar as comunicações com os clientes.
“Descobrimos que a plataforma é muito amigável ao usuário e fácil de implementar. Isso tem sido particularmente importante à medida que integramos novos funcionários para cumprir contratos adicionais e aumentar o número de mensagens SMS imediatamente. Também tem sido benéfico para nossos parceiros, já que o ‘não comparecimento’ de clientes foi reduzido, e também permitiu que os clientes que precisam reagendar uma consulta tenham a oportunidade de fazê-lo em tempo hábil.“
A The Better Health Generation (TBHG) fornece serviços de saúde e bem-estar nas áreas de saúde física e mental, incluindo avaliações individuais, intervenções, programas em grupo e soluções digitais. À medida que a organização crescia, precisava de uma maneira mais eficiente de gerenciar as comunicações sobre consultas em escala.
Na época, a TBHG estava usando o Outlook para gerenciar consultas e lidando manualmente com cerca de 200 consultas por semana. A equipe precisava de uma maneira automatizada de enviar lembretes por SMS 24 horas antes das consultas, ajudando a maximizar as taxas de leitura e melhorar o comparecimento. Também precisava de uma maneira mais rápida e eficaz de comunicar os detalhes das consultas e atualizações de cancelamento aos clientes.
Para resolver isso, a TBHG recorreu ao Sinch Engage (anteriormente MessageMedia). Usando o portal da web, a organização conseguiu criar subcontas individuais para os usuários e conectar seus calendários nativos do Outlook diretamente à plataforma. Os números de ID de consulta também podiam ser incluídos e correspondidos com a plataforma de gerenciamento de casos da organização, tornando o processo mais conectado e fácil de gerenciar.
A configuração também deu à TBHG espaço para crescer. À medida que novos contratos são concedidos e novos funcionários são contratados, conexões adicionais de calendário podem ser adicionadas facilmente, dando suporte à escalabilidade futura da organização.
Uma maneira mais eficiente de gerenciar lembretes de consulta
Com o Sinch Engage (anteriormente MessageMedia), os usuários da TBHG agora podem agendar consultas com mais eficiência e acionar automaticamente lembretes por SMS em intervalos definidos antes do evento. Isso removeu grande parte do trabalho manual do processo e facilitou a entrega de lembretes oportunos de forma consistente.
A organização também usou mensagens bidirecionais para melhorar a comunicação com os clientes. Isso permitiu que conversas por texto ocorressem diretamente através do portal da web, com as mensagens armazenadas em um só lugar para melhor visibilidade. Para os clientes, o SMS ofereceu uma maneira simples e conveniente de receber atualizações e responder quando necessário.
Oferecendo suporte à escala e reduzindo o não comparecimento
De acordo com a TBHG, a plataforma tem se mostrado amigável ao usuário e fácil de implementar, o que tem sido especialmente valioso à medida que novos funcionários são integrados para dar suporte a contratos adicionais. A organização diz que a solução ajudou a reduzir o não comparecimento de clientes e também tornou mais fácil para os clientes reagendarem consultas em tempo hábil.
Para uma organização de saúde em crescimento, essa combinação é importante. Lembretes automatizados ajudam a reduzir o esforço administrativo, enquanto o SMS bidirecional oferece aos clientes uma maneira simples de se manterem informados e responderem rapidamente. O resultado é um processo de comunicação de consultas mais escalável, que dá um melhor suporte tanto para os funcionários quanto para os clientes.
