Teletrabajo: cómo asegurarte de que tu empresa lo hace bien

Es la nueva normalidad y todo el mundo lo hace. Así es, el movimiento del trabajo desde casa (WFH) ya forma parte del entorno laboral moderno y ha llegado para quedarse. Aunque la pandemia global influyó en la transición hacia un modelo de trabajo remoto e híbrido, permitir que la plantilla trabaje desde casa sigue siendo una solución lógica para muchas organizaciones.

Sin embargo, trabajar desde casa no siempre es fácil. Pueden surgir retos imprevistos cuando sacas a tu empresa de la estructura de una oficina. Aquí tienes algunos consejos para implementar un programa de trabajo remoto en tu organización que te ayudará a mantener la continuidad del negocio y la productividad.

A estas alturas, habrás visto a la mayor parte del mundo empresarial pasarse al trabajo remoto y adoptar políticas de trabajo híbrido. Lo que antes se consideraba una ventaja para los altos cargos ahora se ha convertido en algo habitual.

A las empresas les interesa asegurarse de contar con los sistemas adecuados para sacar el máximo partido a este cambio repentino en el entorno laboral. Entonces, ¿qué deben tener en cuenta las empresas a la hora de plantearse implementar una política WFH?

La pérdida de contacto presencial entre el personal y la empresa puede provocar que ambas partes se sientan desconectadas. Facilitar la comunicación espontánea es fundamental para mantener al equipo involucrado y a la dirección informada. Mantener el contacto es una oportunidad excelente para reforzar las relaciones, así como para responsabilizar al equipo del trabajo que realiza.

Como empresa, ponerte en contacto regularmente con el equipo demostrará que te preocupas y que estás ahí para el personal. Debes animar a todo el mundo a comunicarse cuando tenga preguntas o inquietudes. La transición de un espacio de trabajo físico a uno digital también puede resultar intimidante y desconcertante para la empresa. Pedir opinión después de las reuniones online no solo ayudará a que el personal sienta que se valora su aportación, sino que permitirá una transición exitosa.

Hacer más hincapié en establecer objetivos claros para el personal y responsabilizarlo de ellos es necesario para que el ritmo de trabajo fluya. Esto también ayuda a evitar la confusión que puede surgir tras un cambio tan drástico.

Llevar un seguimiento de las tareas que completa el personal cada día y comunicárselas de manera eficaz es vital para gestionar un equipo remoto centrado y productivo.

Las reuniones virtuales pueden ser difíciles de dirigir. Empezar estas reuniones con un orden del día claro y compartido con cada participante puede hacer maravillas para que los debates se mantengan por buen camino.

La comunicación constructiva es fundamental para que un programa de trabajo remoto funcione a pleno rendimiento.

Implementar una política WFH no es tan sencillo como decirle a tu equipo que puede trabajar desde casa. Un plan de continuidad de negocio fiable requiere acceso al software adecuado, el compromiso de la propia empresa y una cultura que capacite al equipo para hacer su mejor trabajo desde la comodidad de su hogar.

Debes verificar que cualquier plataforma de comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS) que utilices sea segura. El personal también querrá asegurarse de que su conexión sea segura, especialmente antes de acceder a datos confidenciales.

Deberás implementar las medidas de seguridad adecuadas para minimizar posibles filtraciones de datos y otros riesgos de ciberseguridad. Es buena idea ofrecer a tu equipo instrucciones específicas sobre cómo manejar ciertos aspectos de ciberseguridad y dar acceso a algunas de las herramientas que necesitará para proteger los datos de tu empresa. Aquí tienes algunas ideas para reforzar la seguridad de tu empresa y permitir que tu equipo trabaje desde casa de forma segura:

Protege los dispositivos de los usuarios remotos: es mucho más seguro que el personal utilice ordenadores de la empresa. Deberían asegurar su router doméstico, utilizar contraseñas seguras, configurar la autenticación en dos fases, instalar regularmente las actualizaciones solicitadas por el equipo de TI, comprobar si hay virus en los dispositivos extraíbles y bloquear los dispositivos para que nadie más pueda acceder a ellos. Tanto tú como tu personal podéis reducir las infecciones por malware de robo de datos utilizando un software de seguridad. Mantén una buena higiene informática utilizando las últimas versiones de todas las aplicaciones e instalando de inmediato los nuevos parches de seguridad. El equipo de administración de sistemas debería activar las actualizaciones automáticas o utilizar una herramienta de gestión de parches, en lugar de depender de que el personal actualice las aplicaciones.

Proporciona al personal remoto una conexión segura a la red de tu empresa: puedes garantizar el cifrado del tráfico de Internet del equipo remoto utilizando tecnología como una red privada virtual (VPN). Tu equipo debería usar siempre el cliente VPN autorizado por la empresa cuando sea necesario y evitar las redes wifi públicas.

Mantén una buena higiene de comunicación y datos: anima a tu equipo a hacer siempre copias de seguridad de sus datos, tener cuidado con las herramientas de escritorio remoto, estar alerta ante los emails y sitios web de phishing, prestar atención a las estafas sobre teletrabajo, ignorar los archivos o enlaces dudosos, comprobar la validez de las direcciones de email, eliminar los emails en los que se pidan datos personales y enviar un informe de cualquier actividad sospechosa al equipo de TI.

Para aumentar las posibilidades de que tu empresa tenga una transición fluida al modelo WFH, es importante comunicar los protocolos de seguridad online a tu plantilla y tener personal de TI disponible para ayudar a resolver problemas y responder preguntas.

Uno de los aspectos más esenciales de un programa de trabajo remoto exitoso es permitir que el personal y la empresa colaboren de manera eficaz. Ya sea mediante la mensajería de equipo, las videoconferencias o el uso compartido de pantalla, contar con las herramientas adecuadas para el trabajo remoto es sumamente importante para facilitar una comunicación de grupo sin complicaciones y es vital para mantener la productividad.

Una comunicaciones unificadas servicio ofrece una experiencia de usuario constante al personal sin importar la ubicación. Para asegurar que el personal pueda colaborar de forma eficaz, necesita acceso a una interfaz común y herramientas para compartir información. La colaboración de los equipos de trabajo remoto se verá mermada si trabajan con distintas versiones de una aplicación o si un sistema operativo o navegador no es compatible. La principal ventaja de la plataforma basada en la nube es que dirige a todos los usuarios a un servidor común alojado en Internet con acceso desde cualquier dispositivo, pantalla y entorno de conectividad de red.

UCaaS conecta a todas las personas de tu empresa, lo que permite que tu equipo se comunique de forma más eficiente y eficaz desde cualquier lugar. Si buscas una solución para brindar asistencia a las comunicaciones de tu equipo, Sinch UCaaS es más que un sistema telefónico: es una solución fácil de personalizar que integra herramientas de movilidad, vídeo y colaboración sin el coste de mantener caros equipos y recursos in situ.

Trabajar desde casa puede ser muy provechoso para tu personal. Dar instrucciones a los empleados para que mantengan un horario de trabajo regular y animarlos a seguir una rutina dentro de su jornada laboral es clave para mantener la productividad y permitir una comunicación rápida siempre que sea necesario.

Es fundamental contar con una política de trabajo remoto clara, en la que la plantilla entienda qué se espera de ella en una jornada laboral y cuándo debe estar disponible para las reuniones de equipo.

Los equipos pueden realizar un seguimiento del progreso a través de una aplicación de gestión de proyectos compartida, celebrando reuniones programadas con regularidad o mediante mensajería instantánea con un cliente de escritorio o móvil incluido en una solución UCaaS.

Con un cambio tan drástico hacia una rutina WFH, es normal que surjan dificultades. Es importante establecer una serie de reglas para la comunicación remota, y cumplirlas si quieres reducir las charlas paralelas y la tentación de desviarte del tema. Si se respetan y se aplican, estas sencillas reglas permitirán disfrutar de una experiencia virtual lo más agradable y constructiva posible dadas las circunstancias.

Puede ser necesario recordar a todo el mundo que sus interacciones deben ser respetuosas en un escenario de trabajo híbrido, en el que la informalidad suele ser la norma en lugar de la formalidad.

Plantéate redactar políticas de comunicación básicas para limitar las charlas paralelas durante los debates en grupo. Al comunicarnos, el objetivo siempre debe ser hacerlo de la forma más clara y concisa posible para minimizar la confusión y cumplir el objetivo de la reunión. Recuerda, la dirección debería acostumbrarse a comprobar que todo el mundo ha tenido la oportunidad de hablar sin ser pasado por alto ni interrumpido.

Un reto singular para el que las empresas deben prepararse al implementar un programa WFH es la presencia de niños pequeños y mascotas en el espacio de trabajo. Anima al equipo a establecer límites en el hogar cuando se dé este caso. Por ejemplo, pide al personal que cree un cartel de «No molestar» para colgarlo en la puerta de su espacio de trabajo y evitar interrupciones durante las reuniones online. Usar el botón de silenciar cuando no estés hablando también es útil para evitar que un perro hambriento ladre por encima de otra persona que asiste a la reunión.

Estas sencillas políticas de organización pueden parecer de poca importancia al principio, pero pueden tener un gran impacto en la calidad de tus reuniones, la productividad y mucho más.

Como empresa, mantener un entorno de trabajo que fomente la cordialidad, la cooperación y la asistencia es aún más importante con la transición a las plataformas digitales.

Es crucial animar al personal a comunicarse, no solo contigo, sino también entre sí. Esto garantizará que todo el mundo esté en sintonía y te mantendrá al tanto de cualquier posible contratiempo antes de que paralice el trabajo.

El trabajo híbrido es más que posible si se cuenta con las herramientas y procesos adecuados para ofrecerle asistencia. El trabajo online y las herramientas que lo hacen posible han ido ganando popularidad durante años. La pandemia simplemente aceleró esta tendencia.

Las organizaciones que cuenten con estas soluciones seguirán siendo productivas a medida que adopten diferentes formas de trabajo flexible.

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Autor: The Sinch team