Trabalho remoto: como garantir que sua empresa faça isso da maneira certa

É o novo normal, e todo mundo está fazendo. Isso mesmo, o movimento de trabalho remoto (WFH) agora faz parte da força de trabalho moderna e veio para ficar. Embora uma pandemia global tenha influenciado a transição para uma força de trabalho remota e híbrida, permitir que a equipe trabalhe de casa continua sendo uma solução lógica para muitas organizações.

No entanto, trabalhar de casa nem sempre é fácil. Desafios inesperados podem surgir ao tirar a sua empresa de uma estrutura de escritório. Aqui estão algumas dicas para implementar um programa de trabalho remoto na sua organização, ajudando você a manter a continuidade dos negócios e a produtividade.

A esta altura, você já viu a maior parte do mundo dos negócios migrar para o trabalho remoto e adotar políticas de trabalho híbrido. O que antes era considerado um benefício para a equipe executiva agora se tornou comum.

É do interesse da empresa garantir a implementação dos sistemas certos para extrair o máximo de valor possível dessa mudança repentina no ambiente de trabalho. Então, o que as empresas devem ter em mente ao considerar a implementação de uma política de WFH?

A perda de contato presencial entre a equipe e a liderança pode deixar ambos os lados se sentindo desconectados. Permitir a comunicação espontânea é fundamental para manter a equipe engajada e a liderança informada. Manter contato é uma excelente oportunidade para fortalecer relacionamentos, além de garantir a responsabilidade da equipe pelo trabalho que realiza.

Como liderança, acompanhar o pessoal regularmente ajuda a mostrar que você se importa e está disponível para a equipe. Você deve incentivar que entrem em contato em caso de dúvidas ou preocupações. A transição de um ambiente de trabalho físico para o digital também pode ser intimidadora e desorientadora para quem lidera. Pedir feedback após as reuniões online não apenas ajudará a equipe a se sentir valorizada por suas contribuições, mas também permitirá uma transição bem-sucedida.

Uma ênfase maior na definição de metas claras a serem atingidas pela equipe e na responsabilidade por elas é necessária para manter o ritmo de trabalho. Isso também ajuda a evitar qualquer confusão que possa surgir após uma mudança tão drástica.

Acompanhar quais tarefas a equipe conclui no dia a dia e comunicar efetivamente essas atividades diárias ao seu pessoal é vital para gerenciar uma força de trabalho remota focada e produtiva.

Reuniões virtuais podem ser difíceis de conduzir. Começar essas reuniões com uma pauta clara, compartilhada com cada participante, pode fazer maravilhas para manter as discussões no caminho certo.

A comunicação construtiva é fundamental para que um programa de trabalho remoto funcione com capacidade total.

Implementar uma política de WFH não é tão simples quanto dizer para a sua equipe que pode trabalhar de casa. Um plano de continuidade dos negócios confiável requer acesso ao software adequado, um compromisso da própria empresa e uma cultura que capacite a equipe a fazer o seu melhor trabalho do conforto de suas casas.

Você deve verificar se a plataforma de comunicações unificadas como serviço (UCaaS) que você está usando é segura. A equipe vai querer garantir que a conexão também seja segura, especialmente antes de acessar dados confidenciais.

Você vai querer implementar as proteções certas para minimizar possíveis violações de dados e outros riscos de segurança cibernética. É uma boa ideia fornecer à sua equipe orientações específicas sobre como lidar com certos aspectos da segurança cibernética e dar acesso a algumas das ferramentas necessárias para proteger os dados da sua empresa. Aqui estão algumas ideias de como reforçar a segurança do seu negócio, permitindo que a sua equipe trabalhe de casa com segurança:

Proteja os dispositivos dos usuários remotos: é muito mais seguro que a equipe use computadores fornecidos pela empresa. Todos devem proteger seus roteadores domésticos, usar senhas fortes, configurar a autenticação de dois fatores, instalar regularmente as atualizações solicitadas pela TI, verificar a presença de vírus em dispositivos removíveis e bloquear os dispositivos para que outras pessoas não possam acessá-los. Você e sua equipe podem reduzir as infecções por malware de roubo de dados usando um software de segurança. Pratique uma boa higiene digital usando as versões mais recentes de todos os aplicativos e instalando novos patches de segurança imediatamente. Administradores de sistema devem ativar atualizações automáticas ou usar uma ferramenta de gerenciamento de patches em vez de depender da equipe para atualizar os aplicativos.

Forneça uma conexão segura à rede da sua empresa para quem trabalha remotamente: você pode garantir a criptografia do tráfego de internet da sua equipe remota usando uma tecnologia como rede privada virtual (VPN). Sua equipe deve se limitar a usar o cliente de VPN aprovado pela empresa quando necessário e evitar o uso de redes Wi-Fi públicas.

Pratique uma boa comunicação e higiene de dados: incentive sua equipe a sempre fazer backup dos dados, ter cuidado com ferramentas de área de trabalho remota, ficar atenta a e-mails e sites de phishing, observar golpes de WFH, ignorar arquivos ou links questionáveis, verificar a validade dos endereços de e-mail, excluir e-mails pedindo dados pessoais e relatar atividades suspeitas à TI.

Para aumentar as chances da sua empresa ter uma transição tranquila para o WFH, é importante comunicar seus protocolos de segurança online à equipe e ter membros do time de TI disponíveis para ajudar a solucionar problemas e tirar dúvidas.

Um dos aspectos mais essenciais de um programa de trabalho remoto bem-sucedido é permitir que equipes e lideranças colaborem de forma eficaz. Seja envolvendo o envio de mensagens em equipe, videoconferências ou compartilhamento de tela — ter as ferramentas certas para o trabalho remoto é incrivelmente importante para facilitar a comunicação em grupo sem complicações e é vital para manter a produtividade.

Uma comunicações integradas serviço oferece uma experiência de usuário consistente à equipe, independentemente da localização. Para garantir que as equipes possam colaborar com eficácia, elas precisam de acesso a uma interface comum e a ferramentas de compartilhamento de informações. A colaboração das equipes de trabalho remoto sofrerá se elas estiverem trabalhando em versões de aplicativos diferentes ou se um sistema operacional ou navegador não tiver suporte a isso. A principal vantagem da plataforma baseada na nuvem é que ela direciona todos os usuários para um servidor comum hospedado na internet com acesso em qualquer dispositivo, tela e ambiente de conectividade de rede.

O UCaaS conecta todos na sua empresa, permitindo que sua equipe se comunique com mais eficiência e eficácia de qualquer lugar. Se você está procurando uma solução para dar suporte às comunicações da sua equipe, o Sinch UCaaS é mais do que um sistema de telefonia — é uma solução fácil de personalizar que integra ferramentas de mobilidade, vídeo e colaboração sem o custo de manutenção de recursos e equipamentos locais caros.

Trabalhar de casa pode ser muito produtivo para a sua equipe. Instruir a equipe a manter um horário de trabalho regular e incentivá-la a seguir uma agenda dentro de sua jornada é fundamental para manter a produtividade e permitir uma comunicação rápida sempre que necessário.

É fundamental ter uma política clara de trabalho remoto, em que a equipe entenda o que se espera dela durante a jornada de trabalho e quando precisa estar disponível para reuniões.

As equipes podem acompanhar o progresso usando um aplicativo de gerenciamento de projetos compartilhado, realizando reuniões agendadas regularmente ou por envio de mensagens instantâneas com um cliente de desktop ou dispositivo móvel incluído em uma solução de UCaaS.

Com uma mudança tão drástica para uma rotina de WFH, as dores do crescimento vão acontecer. É importante estabelecer um conjunto de regras para a comunicação remota — e segui-las caso queira diminuir as conversas paralelas e a tentação de fugir do assunto. Se respeitadas e aplicadas, essas regras simples permitirão uma experiência virtual o mais agradável e construtiva possível dadas as circunstâncias.

Lembrar a todos que as interações devem ser respeitosas pode ser necessário em um cenário de trabalho híbrido, onde a informalidade muitas vezes é a norma em vez da formalidade.

Considere criar políticas básicas de comunicação para limitar as conversas paralelas durante as discussões em grupo. Ao se comunicarem, o objetivo deve ser sempre a maior clareza e concisão possíveis para minimizar confusões e cumprir o objetivo da reunião. Lembre-se, as lideranças devem criar o hábito de verificar se todo mundo teve a chance de falar, sem serem ignorados ou interrompidos.

Um desafio único para o qual as empresas devem se preparar ao implementar um programa de WFH é a presença de crianças pequenas e animais de estimação no ambiente de trabalho. Incentive os profissionais a definirem limites dentro de casa quando esse for o caso. Por exemplo, peça à equipe para criar uma placa de “Não perturbe” para pendurar na porta do espaço de trabalho e evitar interrupções durante as reuniões online. Usar o botão de silenciar quando você não estiver falando também é útil para evitar que um cachorro faminto lata enquanto outra pessoa da reunião fala.

Essas simples políticas de organização podem parecer pequenas no início, mas podem causar um grande impacto na qualidade das suas reuniões, na produtividade e muito mais.

Como liderança, manter um ambiente de trabalho que incentive a simpatia, a cooperação e o suporte é ainda mais importante na transição para as plataformas digitais.

É fundamental incentivar a equipe a entrar em contato não apenas com você, mas também com os colegas. Isso garantirá que todo mundo esteja na mesma página e manterá você a par de quaisquer problemas ou obstáculos antes que eles paralisem tudo.

O trabalho híbrido é mais do que possível com as ferramentas e os processos certos para dar suporte a ele. O trabalho online e as ferramentas que o tornam possível vêm ganhando popularidade há anos. A pandemia simplesmente acelerou essa tendência.

As organizações que tiverem essas soluções implementadas continuarão sendo produtivas à medida que adotam diferentes formas de trabalho flexível.

O que a sua empresa está fazendo para se manter produtiva em um ambiente de trabalho distribuído? Você tem acesso às ferramentas de comunicação certas para garantir a continuidade dos negócios? A Sinch oferece os principais serviços de UCaaS, fax em nuvem, e Troncalização SIP do setor que sua empresa pode usar para se manter conectada e produtiva, independentemente de onde a equipe trabalhe.

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Autor: The Sinch team