Télétravail : comment garantir la réussite de votre entreprise

C’est la nouvelle norme, et tout le monde s’y met. En effet, le télétravail fait désormais partie intégrante du monde professionnel moderne et il est là pour durer. Bien qu’une pandémie mondiale ait influencé le passage à des effectifs hybrides et à distance, permettre à ses équipes de travailler depuis leur domicile reste une solution logique pour de nombreuses entreprises.

Cependant, le télétravail n’est pas toujours facile. Des défis inattendus peuvent survenir lorsque vous sortez votre entreprise d’un cadre de bureau traditionnel. Voici quelques conseils pour mettre en œuvre un programme de télétravail au sein de votre entreprise, qui vous aideront à maintenir la continuité et la productivité de votre activité.

À l’heure actuelle, vous avez sans doute remarqué que la majeure partie du monde des affaires est passée au télétravail et a adopté des politiques de travail hybride. Ce qui était autrefois considéré comme un avantage pour les cadres est aujourd’hui monnaie courante.

Il est dans l’intérêt de toute entreprise de s’assurer de disposer des bons systèmes pour tirer le maximum de valeur de ce changement soudain de l’environnement de travail. Alors, que doivent savoir les entreprises lorsqu’elles envisagent de mettre en œuvre une politique de télétravail ?

La perte de contact en face à face entre les équipes et la direction peut donner aux deux parties un sentiment de déconnexion. Favoriser une communication spontanée est essentiel pour maintenir l’engagement des équipes et tenir la direction informée. Rester en contact est une excellente occasion de renforcer les relations et de responsabiliser les équipes quant au travail qu’elles accomplissent.

En tant qu’employeur, prendre régulièrement des nouvelles de vos équipes montrera que vous vous souciez de leur bien-être et que vous êtes à leur écoute. Vous devez encourager le personnel à vous contacter en cas de questions ou d’inquiétudes. La transition d’un lieu de travail physique vers un environnement numérique peut également être intimidante et déroutante pour les employeurs. Demander des retours après les réunions en ligne permettra non seulement aux équipes de se sentir valorisées pour leurs contributions, mais favorisera aussi une transition réussie.

Accorder une plus grande importance à la définition d’objectifs clairs pour les équipes et à leur responsabilisation vis-à-vis de ces objectifs est nécessaire pour maintenir un rythme de travail fluide. Cela permet également d’éviter toute confusion qui pourrait survenir après un changement aussi radical.

Suivre les tâches accomplies au quotidien par vos équipes et communiquer efficacement sur ces missions journalières est vital pour gérer des effectifs à distance concentrés et productifs.

Les réunions virtuelles peuvent être difficiles à diriger. Lancer ces réunions avec un ordre du jour clair, partagé avec l’ensemble des personnes participantes, peut faire des merveilles pour garder les discussions sur la bonne voie.

Une communication constructive est fondamentale pour qu’un programme de télétravail fonctionne à pleine capacité.

Mettre en œuvre une politique de télétravail n’est pas aussi simple que de dire à vos équipes qu’elles peuvent travailler depuis chez elles. Un abonnement de continuité d’activité fiable exige l’accès aux bons logiciels, un engagement de la part de l’entreprise elle-même, et une culture qui permet aux équipes de donner le meilleur d’elles-mêmes depuis le confort de leur domicile.

Vous devez vérifier que la solution de communication unifiée en tant que service (UCaaS) que vous utilisez est sécurisée. Les équipes voudront s’assurer que leur connexion est également sécurisée, en particulier avant d’accéder à des données sensibles.

Vous devrez mettre en place les mesures de protection adéquates pour minimiser les violations de données potentielles et les autres risques liés à la cybersécurité. Il est judicieux de fournir à votre équipe des directives précises sur la gestion de certains aspects de la cybersécurité, ainsi que l’accès à certains des outils nécessaires pour protéger les données de votre entreprise. Voici quelques idées pour renforcer la sécurité de votre entreprise, permettant ainsi à votre équipe de travailler en toute sécurité depuis son domicile :

Protéger les appareils des utilisateurs à distance : il est beaucoup plus sûr que les équipes utilisent des ordinateurs fournis par l’entreprise. Elles doivent sécuriser leur routeur domestique, utiliser des mots de passe forts, configurer l’authentification à deux facteurs, installer régulièrement les mises à jour demandées par le service informatique, vérifier l’absence de virus sur les périphériques amovibles et verrouiller les appareils pour que personne d’autre ne puisse y accéder. Vous et votre personnel pouvez réduire les infections par des logiciels malveillants voleurs de données en utilisant des logiciels de sécurité. Adoptez une bonne hygiène informatique en utilisant les dernières versions de toutes les applications et en installant immédiatement les nouveaux correctifs de sécurité. Les équipes d’administration système doivent activer les mises à jour automatiques ou utiliser un outil de gestion des correctifs plutôt que de compter sur le personnel pour mettre à jour les applications.

Fournir au personnel à distance une connexion sécurisée au réseau de votre entreprise : vous pouvez garantir le chiffrement du trafic Internet de vos effectifs à distance en utilisant une technologie comme un réseau privé virtuel (VPN). Votre équipe doit s’en tenir à l’utilisation du client VPN approuvé par l’entreprise lorsque cela est nécessaire, et éviter d’utiliser le Wi-Fi public.

Pratiquer une bonne hygiène des communications et des données : encouragez votre équipe à toujours sauvegarder ses données, à se méfier des outils de bureau à distance, à faire attention aux emails et sites d’hameçonnage, à surveiller les arnaques liées au télétravail, à ignorer les fichiers ou liens douteux, à vérifier la validité des adresses email, à supprimer les emails demandant des données personnelles et à faire un rapport au service informatique en cas d’activité suspecte.

Pour augmenter les chances de réussite de la transition de votre entreprise vers le télétravail, il est important de communiquer vos protocoles de sécurité en ligne à vos équipes et de disposer de membres de l’équipe informatique disponibles pour les aider à résoudre les problèmes et répondre à leurs questions.

L’un des aspects les plus essentiels d’un programme de télétravail réussi est de permettre aux équipes et à la direction de collaborer efficacement. Qu’il s’agisse de messagerie d’équipe, de visioconférence ou de partage d’écran, disposer des bons outils de télétravail est extrêmement important pour faciliter une communication de groupe sans tracas et s’avère vital pour maintenir la productivité.

Une communications unifiées Ce service offre une expérience utilisateur cohérente aux équipes, quel que soit leur emplacement. Pour permettre aux équipes de collaborer efficacement, elles doivent avoir accès à une interface commune et à des outils de partage d’informations. La collaboration des équipes en télétravail en souffrira si elles utilisent des versions d’applications différentes ou si un système d’exploitation ou un navigateur ne dispose pas du support nécessaire. Le principal avantage de la plateforme basée sur le cloud est qu’elle redirige tous les utilisateurs vers un serveur commun hébergé sur Internet, accessible depuis n’importe quel appareil, écran et environnement de connectivité réseau.

L’UCaaS connecte toutes les personnes de votre entreprise, permettant à votre équipe de communiquer plus efficacement, où qu’elle se trouve. Si vous recherchez une solution pour assurer le support des communications de votre équipe, Sinch UCaaS est plus qu’un simple système téléphonique, c’est une solution facile à personnaliser qui intègre la mobilité, la vidéo et des outils de collaboration sans les coûts d’entretien de ressources et d’équipements sur site coûteux.

Le télétravail peut être fructueux pour votre personnel. Demander aux équipes de conserver des horaires de travail réguliers et les encourager à s’en tenir à un planning au cours de leurs journées est essentiel pour maintenir la productivité et permettre une communication rapide en cas de besoin.

Il est essentiel d’avoir une politique de télétravail claire, où les équipes comprennent ce qu’elles doivent accomplir au cours d’une journée de travail et à quel moment elles doivent être disponibles pour les réunions d’équipe.

Les équipes peuvent suivre les progrès à l’aide d’une application de gestion de projet partagée, de réunions régulières ou via la messagerie instantanée avec un client de bureau ou mobile inclus dans une solution UCaaS.

Avec un changement aussi radical vers une routine de télétravail, des difficultés d’adaptation sont inévitables. Il est important d’établir un ensemble de règles pour la communication à distance, et de s’y tenir si vous souhaitez réduire les bavardages et la tentation de s’éloigner du sujet. Si elles sont respectées et appliquées, ces règles simples permettront de vivre une expérience virtuelle aussi agréable et constructive que possible compte tenu des circonstances.

Rappeler à tout le monde que les interactions doivent être respectueuses peut s’avérer nécessaire dans un scénario de travail hybride, où la décontraction l’emporte souvent sur le formalisme.

Pensez à rédiger des politiques de communication de base pour limiter les apartés lors des discussions de groupe. Lors des échanges, l’objectif doit toujours être de communiquer aussi clairement et concisément que possible afin de minimiser la confusion et d’atteindre le but de la réunion. N’oubliez pas que la direction doit prendre l’habitude de faire le point pour s’assurer que chaque personne a eu l’occasion de s’exprimer sans être ignorée ou interrompue.

Un défi singulier auquel la direction doit se préparer lors de la mise en œuvre d’un programme de télétravail est la présence de jeunes enfants et d’animaux de compagnie sur le lieu de travail. Encouragez le personnel à fixer des limites au sein du domicile lorsque c’est le cas. Par exemple, demandez à vos équipes de créer un panneau « Ne pas déranger » à accrocher à la porte de leur espace de travail pour éviter qu’on ne les interrompe pendant les réunions en ligne. Utiliser le bouton de mise en sourdine lorsque vous ne parlez pas est également utile pour éviter qu’un chien affamé n’aboie pendant qu’une autre personne s’exprime lors de la réunion.

Ces simples politiques de fonctionnement peuvent sembler mineures à première vue, mais elles peuvent avoir un impact considérable sur la qualité de vos réunions, la productivité, et bien plus encore.

En tant qu’employeur, maintenir un environnement de travail qui encourage la convivialité, la coopération et le support est encore plus important lors de la transition vers les plateformes numériques.

Il est crucial d’encourager le personnel à échanger et à faire le point, non seulement avec vous, mais aussi entre collègues. Cela garantira que tout le monde est sur la même longueur d’onde et vous tiendra au courant de tout problème potentiel ou obstacle avant qu’il ne bloque l’activité.

Le travail hybride est tout à fait possible avec les bons outils et processus pour en assurer le support. Le travail en ligne et les outils qui le rendent possible gagnent en popularité depuis des années. La pandémie a simplement accéléré cette tendance.

Les entreprises ayant mis en place ces solutions continueront de rester productives tout en adoptant différentes formes de travail flexible.

Que fait votre entreprise pour rester productive dans un environnement de travail distribué ? Avez-vous accès aux outils de communication appropriés pour assurer la continuité de votre activité ? Sinch propose des services de UCaaS, fax cloud, et Liaison SIP de pointe que votre entreprise peut utiliser pour rester connectée et productive, quel que soit l’endroit où travaille votre équipe.

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Auteur: The Sinch team