Qué buscar en un proveedor de fax en la nube

Hoy en día, mantener la competitividad implica encontrar formas innovadoras de mejorar la experiencia del cliente y del personal. A menudo, esto empieza por usar las herramientas adecuadas para dar asistencia a tu empresa.

Por eso, el fax digital se está convirtiendo rápidamente en un sustituto muy popular del fax tradicional.

En realidad, las empresas usan el fax en la nube para agilizar las comunicaciones y mejorar la eficiencia operativa: es la mejor forma de implementar un sistema de fax empresarial moderno. Además, se espera que el mercado del fax en la nube crezca un 11 % anual en los próximos años, por lo que debes tenerlo en el radar.

Entonces, ¿qué pasos puedes dar para encontrar al mejor proveedor de fax en la nube? Y ¿por qué el fax en la nube es hoy imprescindible para las empresas? Sigue leyendo para conocer los fundamentos del fax en la nube, cómo elegir al socio adecuado y otros datos sobre el mundo del fax digital.

Un servicio de fax en la nube envía y recibe faxes por internet a través de una infraestructura remota, por lo que las empresas no tienen que preocuparse de mantener el hardware y el software en sus instalaciones. Al equipo informático le encanta, en especial porque ya no tiene que invertir tiempo ni recursos en hacer funcionar máquinas de fax locales, servidores de fax tradicionales ni líneas telefónicas a la manera “tradicional”.

El fax en la nube externaliza el trabajo a un proveedor de servicios de terceros y a su red de centros de datos. Como estos proveedores se especializan en tecnología de fax en la nube, puedes aprovechar sus redes para disfrutar de una experiencia de fax fiable con redundancias integradas.

El fax en la nube es como cualquier otro servicio basado en la nube: ¡aumenta la eficiencia y optimiza los procesos!

• Reduce el coste de propiedad: con el fax en la nube no tendrás que buscar ni mantener equipos ni líneas telefónicas caros. Toda la experiencia de envío de faxes es digital, lo que la hace más escalable y accesible.
• Escala con tus necesidades. Las necesidades de fax cambian a medida que crece un negocio. El fax en la nube se escala de forma automática para asumir tu mayor volumen de faxes. No tienes que preocuparte por los cuellos de botella cuando hay mucho tráfico.
• Protección frente a amenazas de ciberseguridad. El envío de faxes por internet no sacrifica la seguridad digital. Los proveedores de servicios con experiencia saben cómo proteger los datos mediante el cifrado y las funciones de continuidad del negocio y recuperación ante desastres (BCDR). Esto es crucial en sectores muy regulados, como el de la salud.
• Se adapta a los flujos de trabajo existentes. La mayoría de las empresas usan el email, herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP), aplicaciones de back-end y dispositivos móviles, por lo que la integración es fundamental. Las integraciones también permiten la automatización de procesos para mejorar de forma significativa el rendimiento de tu sistema de comunicación.

Es probable que ya estés migrando muchas herramientas y servicios internos a la nube para mejorar la productividad, así que haz del fax uno de ellos.

Con tantas opciones en el mercado, elegir a un proveedor de servicios que se adapte a tus necesidades puede parecer todo un reto.

Niveles de servicio de fax en la nube

No todos los proveedores de servicios de fax en la nube son iguales. Debido a la gran variedad de clientes a la que se dirigen, los proveedores no siempre cumplirán con los estrictos requisitos necesarios. Algunos ejemplos son:

• Nivel básico — dirigido a personas que necesitan enviar un fax de vez en cuando, pero que no necesitan comprar el aparato.
• Nivel medio — para empresas más pequeñas, que suelen pagar tarifas planas o usar un modelo de pago por uso.
• Nivel empresarial — para empresas que envían faxes con regularidad para tareas de misión crítica. Aquí es donde se necesitan los estándares más altos en cuanto a rendimiento del fax, seguridad e integraciones.

La gran demanda del fax en la nube empresarial lo convierte en un mercado muy competitivo. Elegir al proveedor de servicios adecuado significa comparar opciones con cuidado teniendo en cuenta lo siguiente:

• Amplia cobertura de red. La red debe llegar a varias zonas geográficas. Una red redundante rinde mejor y se escala de forma sencilla, lo que garantiza una conexión fiable.
• Fiabilidad de nivel empresarial. La pérdida de un solo fax puede causar problemas en un mundo empresarial que exige comunicaciones fiables. Busca a un proveedor de fax que te ofrezca un tiempo de actividad alto, sin importar cuál sea tu sector, el tipo de tu empresa o las necesidades que tengas.
• Funciones e integraciones. El fax en la nube debe escalar a la par que tu organización, así que asegúrate de que el proveedor de servicios pueda satisfacer las necesidades cambiantes. Las API de fax en la nube pueden aumentar la funcionalidad cuando lo necesites.
• Funciones de ciberseguridad. Todas las plataformas de fax en la nube deben abordar la seguridad. Las funciones como el cifrado y la autenticación multifactor evitan las filtraciones de datos y garantizan la privacidad del usuario. También ayudan a las empresas a prepararse para las auditorías de seguridad independientes y a cumplir con normativas de datos como la HIPAA, el RGPD y SOC 2.
• Mantenimiento y asistencia. La misión de un servicio de fax en la nube es permitir que los equipos envíen y reciban faxes sin problemas, incluso si no dominan la tecnología. Los proveedores deben ofrecer recursos de asistencia al cliente para que a los equipos les resulte fácil hacer el cambio.
• Facilidad de uso. Incluso el servicio de fax en la nube con más funciones no sirve de nada si no se puede usar con eficacia. Elige a un proveedor con una interfaz fácil de usar e intuitiva, y con una documentación clara y recursos de autoayuda para que tus equipos empiecen a trabajar con una formación mínima.
• Experiencia en el sector. Todos los sectores, desde el de la salud al de los servicios financieros, tienen normativas y estándares de comunicación específicos que deben seguirse. ¿Con quién más trabaja el proveedor? ¿Tiene experiencia en tu sector?

El fax en la nube rara vez es un servicio independiente. A menudo forma parte de una plataforma de comunicación completa que admite múltiples canales además del fax, como la voz, los SMS y el email.

Los clientes, los socios y el personal esperan comunicaciones optimizadas. Satisface sus demandas al pasar a un plan superior con una solución de fax en la nube.

Investiga a los proveedores de servicios para tener una visión completa de lo que hay disponible. Observa el historial de seguridad digital, la fiabilidad de la red, la facilidad de uso, el conjunto de funciones y mucho más. Solo se necesitan unos pocos clics para ofrecer a tus equipos un conjunto de tecnologías más moderno.

¿Te interesa tener un servicio de fax más fiable y rentable? Habla con uno de nuestros expertos para descubrir lo que nuestro servicio de fax en la nube puede hacer por ti.

Autor: The Sinch team