Témoignage de client
Comment un questionnaire par SMS permet d’assurer la sécurité du personnel hospitalier et des patients
Aperçu
Défi: Déployer un questionnaire quotidien simple et rapide pour l'ensemble du personnel afin de contribuer à la protection des patients et des équipes
Solution: Utiliser les SMS pour que le personnel puisse répondre au questionnaire sur son mobile juste avant sa prise de poste
Résultats: Sur une période d'un mois, le personnel a évité plus de 1 000 heures de file d'attente, ce qui s'est traduit par d'importants gains de productivité
« Travailler avec Sinch a permis à TelASK de déployer rapidement WELLNESS PASS, une solution numérique qui apporte une contribution significative au fonctionnement de l'Institut de cardiologie de l'Université d'Ottawa pendant la pandémie de COVID-19.«
La pandémie a bouleversé le monde entier, et tous les types d’entreprises doivent s’adapter. L’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa a décidé d’imposer un questionnaire de dépistage quotidien pour contribuer à la protection de l’ensemble de son personnel, et s’est tourné vers l’entreprise leader du secteur de la santé TelASK pour l’aider.
TelASK, l’un des principaux fournisseurs de services d’engagement des patients, savait que la solution devait être rapide, sécurisée, simple et conviviale. C’est là qu’intervient Sinch.
Défi : le besoin d’un dépistage quotidien des symptômes sur le lieu de travail
L’Institut de cardiologie de l’Université d’Ottawa est le plus grand et le principal centre de santé cardiaque du Canada, avec plus de 235 000 visites de patients chaque année. Pour garantir la sécurité de l’ensemble de ces patients lorsque la pandémie de coronavirus a frappé, l’institut a mis en place un questionnaire de dépistage quotidien de l’état de santé avant chaque prise de poste.
Mais c’était plus facile à dire qu’à faire. Le personnel devait faire la queue chaque jour à l’entrée de l’hôpital, où des agents d’accueil distribuaient des questionnaires papier. Et lorsque l’on traite des maladies aussi graves que les maladies cardiaques, de tels retards sont bien plus qu’un simple désagrément.
« L’institut nous a demandé de développer un questionnaire numérique de dépistage des symptômes que le personnel pourrait remplir seul sur son téléphone mobile avant de prendre son service, afin d’accélérer son entrée sur le lieu de travail », explique Peter Fallis, président de TelASK.
Solution : la simplicité des SMS
TelASK devait prendre en compte plusieurs aspects lors de la conception d’une solution. Le questionnaire devait être facile et rapide à remplir. Mais les réponses devaient également être horodatées et vérifiables.
« Nous avions besoin d’une solution conviviale permettant au personnel d’accéder à un questionnaire horodaté sur son téléphone mobile, ainsi que d’une solution permettant de lui renvoyer rapidement un justificatif attestant de l’absence de symptômes », explique M. Fallis.
Et quelle est la seule chose que tout le monde possède et a l’habitude d’utiliser ? SMS. C’est pourquoi TelASK a décidé d’utiliser les SMS bidirectionnels de Sinch pour créer sa solution « Wellness Pass » pour l’institut.
« Il suffit au personnel d’envoyer « WP » par SMS à un numéro spécial avant de partir au travail », précise M. Fallis. « Quelques instants plus tard, la personne reçoit un SMS contenant un lien qui ouvre une session sur le navigateur de son téléphone. »
Une fois le questionnaire rempli et envoyé, la personne reçoit un autre lien par SMS. Cliquer sur ce lien ouvre le « Wellness Pass » sur son téléphone mobile, affichant son nom, son service d’affectation, ainsi que la date et l’heure exactes auxquelles elle a effectué le dépistage.
« La solution Wellness Pass comprend un tableau de bord facultatif pour les agents de sécurité à l’entrée. Il affiche une liste horodatée de l’ensemble du personnel ayant soumis le questionnaire », ajoute M. Fallis. « Désormais, les personnes ne présentant aucun symptôme peuvent simplement montrer le Wellness Pass sur leur téléphone mobile et entrer directement. »
Comme le personnel peut remplir le questionnaire à l’avance sur son propre appareil mobile, les rassemblements sont réduits, l’entrée est accélérée et l’enregistrement de documents papier n’est plus nécessaire. Des rapports d’audit peuvent être générés et imprimés à partir du tableau de bord.
Résultats : gagner du temps – et potentiellement sauver des vies
De la conception à la réalisation, M. Fallis affirme que le déploiement du Wellness Pass n’a pris qu’une dizaine de jours.
« Travailler avec Sinch a permis à TelASK de fournir la solution Wellness Pass rapidement. C’est un système basé sur le volontariat, mais heureusement, la grande majorité du personnel l’utilise aujourd’hui », explique-t-il. « Wellness Pass est un grand succès, apprécié tant par le personnel que par la direction de l’hôpital.
Ce nouveau système permet de gagner du temps et d’augmenter la productivité du personnel, ce qui implique bien sûr des avantages financiers pour l’établissement. De plus, il offre à l’institut une certaine tranquillité d’esprit en sachant qu’il fait tout son possible pour que l’hôpital reste à l’abri de la COVID-19.
