Témoignage client
Comment EdSmart a facilité la communication scolaire urgente pour les parents
Aperçu
Problème: Les écoles avaient besoin d'un meilleur moyen pour s'assurer que les parents reçoivent rapidement les informations urgentes, tout en les aidant à gérer le volume de formulaires, d'avis et de communications scolaires auxquels ils étaient déjà confrontés.
Solution: EdSmart a utilisé Sinch Engage dans le cadre d'une stratégie de communication multicanal, combinant les SMS, les emails et les notifications d'application afin que les écoles puissent utiliser la messagerie texte pour les mises à jour urgentes et une action immédiate.
Résultats: Une communication avec les parents plus rapide et plus fiable, une plus grande tranquillité d'esprit pour les écoles et des taux de réponse de 65 % dans les 24 heures, certaines écoles atteignant 88 % dans le même laps de temps.
« Si c'est urgent, envoyez-le par SMS. Il n'est pas nécessaire que ce soit une urgence, mais si le temps est compté, un SMS est le meilleur choix. Le SMS est personnel, immédiat et incite à l'action. Cette voie de communication avec les parents est extrêmement importante.«
Pour les parents, la communication scolaire arrive souvent comme un flot de formulaires, d’avis et de rappels. Le véritable défi n’est pas de ne recevoir aucune information, c’est de savoir ce qui compte le plus et ce qui nécessite une action immédiate. C’est le problème qu’EdSmart a entrepris de résoudre.
Fondée en 2014 par les parents Fiona Boyd et David Eedle, EdSmart a conçu son système d’organisation scolaire pour réduire la paperasserie et simplifier la communication entre les écoles, les parents et les élèves. Aujourd’hui, la plateforme prend en charge environ un million d’utilisateurs dans neuf pays, aidant les écoles à automatiser les flux de travail, à capturer des données et à moderniser l’administration quotidienne.
Au fur et à mesure de l’évolution de la plateforme, EdSmart a constaté que les écoles avaient besoin de bien plus que de simples formulaires numériques. Elles avaient besoin d’un meilleur moyen de joindre les parents lorsque le timing était critique. Les messages importants pouvaient facilement se perdre dans le volume des communications scolaires de routine, en particulier lorsque les parents essayaient de gérer plusieurs avis, autorisations et mises à jour en même temps.
Faciliter le traitement des communications scolaires urgentes
Pour résoudre ce problème, EdSmart a intégré Sinch Engage (anciennement MessageMedia) dans son modèle de communication multicanal, combinant les SMS, les emails et les notifications d’application. Chaque canal avait un rôle, mais les SMS via Sinch Engage étaient réservés aux messages les plus urgents ou aux situations où une réponse immédiate était requise. Cela incluait des rappels signalant qu’une excursion rentrait tard, des avis indiquant qu’un formulaire d’autorisation était toujours en attente ou des alertes indiquant qu’un enfant était absent de l’école.
C’est cette distinction qui a rendu le canal efficace. Plutôt que d’envoyer chaque message sous forme de texto, EdSmart a aidé les écoles à utiliser les SMS de Sinch Engage avec intention, afin que les parents puissent rapidement reconnaître lorsqu’une information était urgente. Dans un cadre scolaire, ce type de clarté peut réduire le stress des parents tout en donnant au personnel plus de certitude que les messages importants ont bien été vus.
Des réponses plus rapides et plus de tranquillité d’esprit
Les résultats ont montré à quel point cette approche pouvait être puissante. En utilisant une combinaison de SMS Sinch Engage, d’emails et des flux de travail d’EdSmart, les écoles ont constaté des taux de réponse des parents de 65 % dans les 24 heures, certaines écoles atteignant 88 % dans le même laps de temps. Pour les écoles qui essaient de recueillir des autorisations, de confirmer la présence ou d’obtenir une réponse rapide des familles, cette rapidité a fait une différence significative.
Pour EdSmart, la valeur de Sinch Engage ne résidait pas seulement dans la rapidité de réponse. C’était aussi une question de confiance. David Eedle souligne la tranquillité d’esprit que procure le fait de savoir qu’un SMS a atteint la bonne personne et qu’il a été suivi d’effet, en particulier lorsque des jetons à usage unique sont utilisés. Comparé à un message en attente sur un portail scolaire, un texto constituait une incitation à l’action beaucoup plus fiable.
Conçu pour la fiabilité et la sécurité
La fiabilité était particulièrement importante car la plateforme se trouve au cœur des opérations scolaires quotidiennes. Eedle note que les utilisateurs d’EdSmart gardent souvent le logiciel ouvert tout au long de la journée, et même une courte panne crée une pression immédiate sur le support. Cela a fait de la passerelle SMS et de l’API de Sinch Engage des éléments importants de la solution, et non de simples options techniques.
La sécurité était également importante. Le système d’EdSmart pouvant contenir des informations sensibles, y compris des détails médicaux, les communications devaient être transmises de manière à garantir des normes élevées de confidentialité et de contrôle. Sinch Engage a donné aux écoles un moyen de communiquer rapidement tout en s’intégrant dans un flux de travail plus large et sécurisé.
