​​O Florida Orthopaedic Institute unifica sistemas díspares para uma solução de telecomunicações confiável​

As instalações de saúde dependem de serviços de voz para se comunicar internamente e compartilhar informações vitais com os pacientes. O tempo de inatividade e as comunicações de baixa qualidade não apenas afetam a eficácia do atendimento ao paciente fornecido, mas frequentemente aumentam os custos operacionais.

Além disso, com as organizações de saúde nos Estados Unidos exigindo compliance com a HIPAA para proteger a privacidade dos pacientes, criar uma experiência de comunicações unificada e segura não é uma tarefa fácil.

Florida Orthopaedic Institute cresceu recentemente por meio de fusões e aquisições (M&A), criando novos desafios de telecomunicações para o instituto. No entanto, eles conseguiram criar uma nova solução de telecomunicações coesa, confiável e em compliance para todas as instalações novas e existentes trabalhando com a Sinch e a Synoptek.

Após se expandir por meio de M&A, o instituto teve que unificar os serviços de telecomunicações em cada local e acomodar trabalhadores remotos sem arriscar o compliance. A instalação também visava melhorar o tempo de atividade, a qualidade e a relação custo-benefício.

As instalações recém-adquiridas tinham várias soluções de voz desconectadas, como sistemas locais e plataformas UCaaS de terceiros.

Chris Patterson, diretor de TI e Diretor de Segurança da HIPAA do Instituto, precisava estabelecer uma solução abrangente em cada instalação. O novo sistema precisava de alto tempo de atividade, relação custo-benefício, compliance com a HIPAA e relatórios avançados. Patterson escolheu o Microsoft Teams para o front-end, mas seus serviços de voz eram inicialmente muito restritivos para as necessidades da organização.

O Teams oferece Roteamento Direto para expandir os serviços de voz, mas após avaliar vários parceiros em potencial, Patterson teve dificuldade para encontrar a solução certa para atender às necessidades exclusivas da empresa.

Encontrar o parceiro de Roteamento Direto certo levou o diretor do Instituto à Sinch. Trabalhamos em estreita colaboração com o Florida Orthopaedic para descobrir as necessidades precisas do Instituto e, em seguida, recomendamos o envolvimento de nossa parceira Synoptek para agilizar todo o processo.

Juntos, exploramos como unificar todos os locais do instituto sob o mesmo teto, ao mesmo tempo em que atendemos às necessidades exclusivas de compliance, relatórios e orçamento da organização.

Conseguimos criar uma solução estratégica reunindo as instalações existentes e abrimos o caminho para uma integração mais rápida de futuras fusões e aquisições.

A Sinch agora fornece a infraestrutura subjacente para os serviços de voz da instalação, enquanto a Synoptek é a nova parceira de Roteamento Direto e fornece soluções personalizadas para atender às necessidades exclusivas da organização. A confiável rede de voz da Sinch e a integração excepcional da Synoptek, os modelos de preços flexíveis — incluindo um painel de análises do Teams e um atendimento ao cliente de primeira linha — também foram as chaves para o sucesso.

No futuro, o instituto planeja introduzir os serviços de SMS e e-mail da Sinch para aprimorar ainda mais suas comunicações.

A nova solução do instituto unificou com sucesso sistemas de telefonia díspares, manteve o compliance, melhorou a qualidade de voz, aprimorou a confiabilidade e até reduziu os custos operacionais.

A organização está em um modelo de custo por chamada, o que faz mais sentido para o seu uso do que o modelo típico de preço por usuário, já que muitos funcionários estão com pacientes mais do que online ou em chamadas. A empresa viu uma redução de 73% nas despesas de telecomunicações em uma divisão, que fez a transição completa para o novo sistema — incluindo os custos de telefone de US$ 8 por usuário da licença do Teams.

O instituto teve 217 horas de serviços interrompidos durante o horário de funcionamento da empresa ao longo de três meses com seu fornecedor anterior. Com a Sinch, houve zero horas de serviços interrompidos, permitindo que os funcionários estejam consistentemente disponíveis para os pacientes.

“Sempre me coloca um sorriso no rosto colocar um usuário na plataforma do Teams pela primeira vez e ouvir comentários como: ‘Não acredito em como o áudio é nítido’ e ‘Consigo entender os pacientes muito melhor’,” diz Patterson. “Os usuários estavam receosos em fazer a transição para fones de ouvido pensando que a qualidade de voz seria ruim, mas sem exceção, houve um aumento significativo na qualidade.”

As assistentes administrativas relataram uma redução de 32% no tempo gasto para gerenciar as chamadas dos pacientes, também. A integração do SharePoint permitiu rastreamento, classificação e respostas mais fáceis às dúvidas dos pacientes. O recurso de transcrição do Teams melhorou a colaboração com os assistentes médicos para lidar com chamadas e mensagens de voz em equipe.

Além disso, a empresa continua crescendo, e a integração de novas instalações agora pode ocorrer na mesma velocidade que a empresa pode acomodar. Novos números são alocados em minutos, em vez de 3 a 5 dias úteis, em comparação com o fornecedor anterior. Patterson e sua equipe têm confiança na capacidade da Sinch de lidar com mais chamadas e trabalhar com eles para superar rapidamente quaisquer desafios.

Você quer saber mais sobre a jornada de telecomunicações do Florida Orthopaedic Institute? Assista ao nosso webinar sob demanda para ouvir Patterson e nossos especialistas.

E se seus sistemas de voz precisarem de sua própria reabilitação, fale com um de nossos especialistas hoje para descobrir como podemos ajudar!