Kosten für WhatsApp Business: Das sollten Unternehmen wissen

Wenn du als Unternehmen WhatsApp Business nutzt, fallen Kosten für dich an. Denn WhatsApp verlangt Geld für die Unterhaltungen. Wie viel genau musst du zahlen? Wir fassen alle wichtigen Informationen zusammen.  

WhatsApp ist und bleibt der beliebteste Messenger in Deutschland. Täglich nutzen ihn 58 Millionen Menschen! Kein Wunder, dass er auch für Unternehmen ein wichtiger Kommunikationskanal ist.

Nur: Als Unternehmen kannst du WhatsApp nicht unbedingt gratis nutzen. Wir erklären das Kostenmodell für Unternehmen. 

WhatsApp bietet zwei Unternehmenslösungen an, die WhatsApp Business App und die WhatsApp Business Platform (WhatsApp API). 

Die Business App ist gratis und kann über gängige App-Stores aufs Smartphone heruntergeladen werden. Sie ist für kleine Unternehmen und Selbstständige gedacht, bietet limitierte Unternehmensfunktionen und ist nicht DSGVO-konform. 

Daher nutzen die meisten Unternehmen die WhatsApp Business Platform, die WhatsApp-Lösung für mittelständische und große Unternehmen. Diese bietet nämlich von Newsletter über Chatbots bis hin zu CRM-Integrationen alle relevanten Business-Features und ist auch DSGVO-konform.

Die WhatsApp Business Platform ist aber nicht gratis. Unternehmen müssen pro Nachricht zahlen. 

WhatsApp rechnet die Kosten für Unternehmen pro angekommener Nachricht ab. Dabei unterscheidet WhatsApp zwischen vier Nachrichtenkategorien.

1. Verwaltung (Utility): Vom Unternehmen initiierte Konversationen im Zusammenhang mit einer Transaktion, einschließlich Benachrichtigungen nach dem Kauf und wiederkehrende Abrechnungen für Kund:innen, die sich dafür entschieden haben.
2. Authentifizierung: Von Unternehmen initiierte Konversationen, die es Unternehmen ermöglichen, Benutzer:innen mit Einmal-Passcodes in mehreren Schritten während des Anmeldevorgangs zu authentifizieren, zum Beispiel bei der Kontoregistrierung, Kontowiederherstellung und Integritätsprüfungen.
3. Marketing: Von Unternehmen initiierte Konversationen zur Vermarktung eines Produkts oder einer Dienstleistung an Kund:innen, wie etwa relevante Angebote für Kund:innen, die sich angemeldet haben.
4. Service: Jede Unterhaltung, die von Nutzer:innen ausgeht und zur Klärung von Kundenfragen gilt.

Je nach Art der Nachricht fallen unterschiedliche Kosten an. Zudem rechnet WhatsApp je nach Sitz des Unternehmens und Ländercode der Empfänger:innen unterschiedlich ab.

Für Deutschland gelten folgende Preise für 2025: 

• Verwaltung: 0.0456 Euro
• Authentifizierung: 0.0636 Euro
• Marketing-Benachrichtigungen (Newsletter): 0,1131 Euro
• Service-Nachrichten sind gratis. Eingehende Kundennachrichten gelten automatisch als Service-Unterhaltung. 

Die Kategorie und damit auch der Preis wird von WhatsApp ermittelt.

Beachte, dass WhatsApp seit März 2025 Marketing-Nachrichten pro Nutzer limitieren kann. Dazu überprüft WhatsApp bestimmte Engagement-Metriken wie „gelesene Nachrichten“ und behält sich bei geringer Interaktion das Recht vor, Unternehmensnachrichten an wenig engagierte Nutzer für einen bestimmten Zeitraum zu blocken.

Für alle anderen Nachrichten, die von Unternehmen ausgehen, müssen Unternehmen vorab eine Vorlage erstellen. Diese wird von WhatsApp geprüft und genehmigt. Dabei werden auch die Kategorien automatisch festgelegt. 

Wenn eine Vorlage hier falsch kategorisiert wird, kannst du der Einstufung auch widersprechen und WhatsApp prüft die Kategorie manuell.

Konversationsmodell wird abgeschafft: Kosten fallen pro Nachricht an

Bislang galt für WhatsApp-Nachrichten: Wenn du die gleiche Nachrichtenkategorie innerhalb von 24 Stunden an Nutzer:innen verschickst, rechnet WhatsApp nur einmal (pro Kategorie) ab.

Das heißt: Wenn du als Unternehmen eine Marketing-Nachricht an eine:n Nutzer:in schickst, öffnest du damit eine Marketing-Konversation. Alle weiteren Marketing-Nachrichten, die du an die gleiche Person innerhalb des offenen 24-Stunden-Fensters schickst, fallen unter die gleiche Konversation. Am Ende zahlst du nur eine Marketing-Nachricht.

Ab Juli 2025 wird das Modell abgeschafft. Dann zahlen Unternehmen für jede individuelle verschickte Nachricht.

Es wird aber weiterhin Gratis-Nachrichten geben.

Service-Nachrichten bleiben gratis, Authentifizierungs und Verwaltunsnachrichten werden billiger und wenn du Verwaltungsnachrichten innerhalb eines offenen Service-Fensters verschickst, sind diese künftig auch gratis.

Weitere Gratis-Nachrichten gibt es, wenn Nutzer:innen über „Free Entry Points“, also über einen Call-to-Action-Button auf einer Facebook-Seite oder über eine Click-to-WhatsApp-Anzeige in den Chat gelangen. Dann haben Unternehmen 72 Stunden lang Zeit gratis zu antworten. Damit ergeben sich zum Beispiel spannende Möglichkeiten für Werbekampagnen, etwa zur Black Week oder für die Weihnachtszeit. 

Auch Nachrichten von Testnummern zu Testempfänger:innen bleiben gratis.

Für WhatsApp selbst fallen nur die Kosten pro Nachricht an. Doch da die meisten Unternehmen eine WhatsApp-Business-Lösung von einem offiziellen WhatsApp Business Provider wie Sinch für ihre Kundenkommunikation nutzen, läuft die Abrechnung über den Provider ab.

Ja nach Modell (Abo oder Plattform-Nutzung) können hierbei unterschiedliche Preise anfallen. Wenn du aber beispielsweise durch die WhatsApp-Software-Nutzung Zugang zu anderen Features wie Chatbots, Hubspot-Integration oder anderen Messengern bekommst, kann das unterm Strich sogar lohnenswerter sein.

Kosten

F: Warum sollte ich für die WhatsApp Business Platform zahlen? 

A: In erster Linie garantierst du nur mit der WhatsApp Business Platform zu 100 Prozent Datenschutz. Darüber hinaus bietet die Platform viel mehr Möglichkeiten für dein Unternehmen (Chatbots, CRM-Integration, Newsletter, Analytics, etc.), um die WhatsApp-Kommunikation gewinnbringend zu skalierend.

F. Warum kosten Marketing-Nachrichten mehr als andere Nachrichten? 

A. Weil WhatsApp hier den größten Mehrnutzen gegenüber einer SMS sieht. Mit Targeting, Multimedia, Automatisierungen und Analytics bietet WhatsApp gegenüber einer Marketing-SMS eine reichere Nutzererfahrung, die Unternehmen auch bessere Conversions bringt und entsprechend mehr Wert ist.

F: Was passiert, wenn ein Unternehmen eine Nachricht von Nutzer:innen erhält, aber nicht antwortet? Wird dem Unternehmen dann eine Unterhaltung in Rechnung gestellt?

A: Nein, Unterhaltungen werden erst dann berechnet, wenn die erste Antwort eines Unternehmens auf eine Nutzernachricht zugestellt wurde.

F: Was passiert, wenn ein Unternehmen innerhalb der 24-Stunden-Konversationssitzung auf eine Nutzernachricht antwortet, die Nachricht des Unternehmens aber erst nach Beendigung der Konversationssitzung zugestellt wird? Wird dem Unternehmen eine weitere Konversation in Rechnung gestellt?

A: Nein. Es fallen keine zusätzlichen Gebühren an, wenn eine Nachricht in einer offenen 24-Stunden-Konversationssitzung an einen Nutzer gesendet, aber erst nach Beendigung der 24-Stunden-Konversationssitzung zugestellt wird.

Zeitfenster

F: Gibt es weiterhin ein 24-Stunden-Fenster für die Beantwortung von Nachrichten?

A: Ja. WhatsApp hat jedoch eine Ausnahme hinzugefügt. Wenn Kunden über einen kostenlosen Einstiegspunkt, etwa eine Click-to-WhatsApp-Anzeige, eine Unterhaltung mit einem Unternehmen beginnen, haben Unternehmen nun drei aufeinanderfolgende 24-Stunden-Fenster (insgesamt 72 Stunden), um zu antworten.

F: Zählen die kostenlosen Konversationen aus Click-to-WhatsApp-Anzeigen oder Seiten-CTAs auf Facebook zu den 1.000 kostenlosen Konversationen eines Unternehmens pro Monat?

A: Nein. Die 1.000 kostenlosen Konversationen gelten zusätzlich zu den kostenlosen Konversationen aus Click-to-WhatsApp-Anzeigen oder Seiten-CTAs auf Facebook. Ab dem 1. März wird WhatsApp mehr kostenlose Konversationen über diesen kostenlosen Einstiegspunkt ermöglichen, indem das Fenster für kostenlose Konversationen von 24 auf 72 Stunden erweitert wird.

Bösartige Angriffe

F: Was ist, wenn ein Unternehmen Opfer von bösartigen Angriffen, unerwünschten Nachrichten oder Spam wird? Muss ich für den Empfang bezahlen?

A: Eine kostenpflichtige Konversationssitzung beginnt erst, wenn die erste Antwort eines Unternehmens auf eine Nutzernachricht zugestellt wird. Unternehmen werden erst dann für eine von Benutzer:innen initiierte Konversation zur Kasse gebeten, wenn ihre erste Antwort auf eine von Benutzer:innen initiierte Nachricht zugestellt wird.

Autor/in: Marinela Potor Marinela Potor ist Senior Content Marketing Managerin bei Sinch. Mit ihrem Hintergrund im Tech-Journalismus hat sie sich auf Messaging und KI spezialisiert.