WhatsApp auf mehreren Geräten nutzen? So geht’s ganz einfach!

Nutzer:innen hatten lange darauf gewartet, 2021 führte WhatsApp schließlich ein Feature ein, das sich viele gewünscht hatten: WhatsApp auf mehreren Geräten gleichzeitig nutzen! Wir erklären, wie das geht und ob das auch eine Lösung für Unternehmen und WhatsApp Business ist.

Als WhatsApp vor einigen Jahren die neue Funktion „verknüpfte Geräte“ verkündete, freuten sich viele Nutzer:innen. Denn seitdem lässt sich der Messenger endlich auf mehreren Geräten nutzen. 

Die Multi-Geräte-Funktion lässt sich sowohl fürs private WhatsApp als auch für WhatsApp Business einsetzen. Wir erklären, wie das funktioniert und inwiefern dies eine gute oder DSGVO-konforme Lösung für Unternehmen ist.

WhatsApp auf mehreren Geräten zu nutzen, bringt folgende Vorteile mit sich: 

• 📱Auch ohne Smartphone ist eine Verbindung möglich. Beispiel: Du kannst auch ein anderes Gerät nutzen, wenn etwa der Akku leer ist.
• 🖥 Du kannst neben deinem Hauptgerät bis zu vier weitere Geräte anschließen.
• 🔒Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bleibt bestehen.

Wie kannst du also verschiedene Geräte an deinen WhatsApp-Account verknüpfen? Wir führen dich im Folgenden durch den Prozess für Android-Smartphones und iPhones. 

Android: WhatsApp auf mehreren Geräten nutzen

• Öffne zunächst WhatsApp Business auf deinem Telefon.
• Gehe zu „Weitere Optionen“ und wähle hier „Verknüpfte Geräte“.
• Tippe auf „Gerät hinzufügen“ und bestätige mit „OK“.
• Scanne nun mit deinem Telefon den QR-Code auf dem Gerät, das du verbinden möchtest.

iPhones: WhatsApp auf mehreren Geräten nutzen

• Öffne WhatsApp auf deinem iPhone.
• Gehe zu den „Einstellungen“ und wähle „Verknüpfte Geräte“.
• Tippe auf „Gerät hinzufügen“.
• Wenn du iOS14 oder neuere Versionen verwendest: Entsperre dein Telefon per Touch oder Face ID. Andernfalls gib auf Aufforderung deine Telefon-PIN ein.
• Als Letztes scannst du mit deinem iPhone den QR-Code auf dem Gerät, das du verbinden möchtest.

2023 erweiterte WhatsApp die Multi-Geräte-Funktion. Zuvor war es nur möglich, ein Telefon im Multi-Geräte-Setting zu nutzen. Seit April 2023 ist es aber möglich, auch mehrere Telefone gleichzeitig zu verbinden. 

Das können entweder zwei Android-Geräte oder zwei iPhones sein, aber auch Cross-Betriebssystem-Verknüpfungen sind möglich.

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Begleitendes Android-Telefon mit Haupttelefon verknüpfen

Lade zunächst WhatsApp auf das begleitende Android-Telefon herunter, das du verknüpfen möchtest, öffne die App und stimme den AGB zu. Geh anschließend auf „fortfahren“. 

Im Anschluss siehst du die Option „Als begleitendes Gerät verknüpfen“. Wähle diese aus. Das triggert einen QR-Code, den du wiederum mit deinem Haupttelefon scannen musst. 

Hierbei folgst du einfach den bereits genannten Schritten zur Verknüpfung von mehreren Geräten. 

Begleitendes iPhone mit Android-Haupttelefon oder iOS-Haupttelefon verknüpfen

Lade WhatsApp auf dem begleitenden iPhone herunter, öffne die App und tippe dann auf „zustimmen“ und „fortfahren“. 

Dann wählst du die Option „Als begleitendes Gerät verknüpfen“. Daraufhin siehst du einen QR-Code, den du mit einem Haupttelefon scannen musst. Dafür folgst du den gängigen Schritten zur Geräteverknüpfung. 

Was du bei der Verknüpfung von zwei Telefonen beachten solltest: 

• Wie bei der Verknüpfung anderer Geräte sind die Optionen „Live-Standort“ und „Status hinzufügen“ auf den Zweittelefonen nicht verfügbar.
• Wenn du dein Hauptgerät 14 Tage lang nicht nutzt, werden die Begleithandys abgemeldet. 

WhatsApp for Business ist die Unternehmensvariante von WhatsApp. Sie ist für kleine Unternehmen gedacht und ist gratis. Ein Problem, auf das viele Unternehmen aber schnell stoßen: Die Business App auf nur auf einem Gerät zu nutzen, ist sehr unpraktisch. 

Denn im Prinzip muss das WhatsApp-Handy stets im Team herumgereicht werden, um so alle Nachrichten an einem Ort zu haben und auch nur eine Kontaktnummer für Kund:innen zu garantieren. 

Das mag noch mit ein oder zwei Mitarbeiter:innen gehen, aber spätestens bei fünf Personen ist es eine echte Herausforderung, das „WhatsApp-Handy“ zu managen.

Was passiert, wenn die Person mit dem Business-Zugang krank ist, das Handy mit in den Urlaub genommen hat oder eine Anfrage eingeht, die nur eine Person im Außendienst beantworten kann? Ganz klar: Für professionellen Service reicht es nicht, WhatsApp Business nur auf einem Handy zu haben. 

Kann also die Multi-Geräte-Funktion eine Lösung für Unternehmen sein? Nur bedingt!

Die Multi-Device-Funktion bietet Unternehmen mehr Flexibilität für die Kundenkommunikation per WhatsApp. Denn neben deinem Hauptgerät, das ein Smartphone sein muss, kannst du bis zu maximal vier weitere Geräte an die gleiche Rufnummer anschließen.

Das funktioniert für die WhatsApp Business App genauso wie bei der privaten App. Damit können also mehrere Mitarbeitende von verschiedenen Orten aus mit Kund:innen kommunizieren.

Mit einem WhatsApp-Premium-Abo kannst du sogar bis zu zehn Geräte anschließen. Die Verbindung bleibt auch dann bestehen, wenn dein Smartphone nicht online ist. Lediglich wenn dein Haupttelefon 14 Tage lang offline ist, musst du die anderen Geräte neu verknüpfen.

Es gibt aber auch einige Einschränkungen.

• Tablets sind von der Multi-Device-Funktion ausgeschlossen.
• Das Löschen von Chats funktioniert nicht, wenn das Hauptgerät ein iPhone ist.
• Verknüpfte Geräte können Broadcast-Listen weder erstellen noch ansehen.
• Du hast keine Möglichkeit, eingehende Nachrichten über ein Ticket-System an bestimmte Mitarbeitende weiterzuleiten oder alle Geräte an einen zentralen Posteingang zu verknüpfen.
• Weil du die WhatsApp Business App nutzt, bleiben auch alle Einschränkungen der Business App bestehen (keine Newsletter, keine Chatbot-Anbindung, keine CRM-Integration, keine Analytics, etc.)
• Es gibt keine Verbindung zu WhatsApp Flows.

Und auch beim Datenschutz bist du mit dieser Variante nicht auf der sicheren Seite!

Als Unternehmen musst du in jeder Form der Kundenkommunikation immer auch sicherstellen, dass du alle Anforderungen zum Datenschutz erfüllst.

Wenn es um die Verschlüsselung der Nachrichten geht, ist WhatsApp Business auf mehreren Geräten genauso sicher wie die private App. Auch hier garantiert WhatsApp die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Gespräche bleiben also geschützt.

Allerdings nutzt du auch bei der Multi-Device-Funktion ein Smartphone als Basis. Und hier ist aufgrund des Kontaktabgleichs und der Weitegabe von Metadaten an WhatsApp, die wiederum auf US-Servern verarbeitet werden, der Umgang mit Kundendaten nicht zu 100 Prozent DSGVO-konform.

Wenn du daher den Datenschutz garantieren und WhatsApp Business auf mehreren Geräten nutzen möchtest, ist die WhatsApp Business Platform die bessere Lösung für dich.

Die WhatsApp Business Platform ist ebenfalls eine Unternehmenslösung von WhatsApp, mit der Unternehmen WhatsApp in ihre Kundenkommunikation einbauen können. Das funktioniert aber nicht über die Smartphone-App, sondern über die direkte Anbindung an die WhatsApp-Schnittstelle, WhatsApp Business Platform (API).

Diese Anbindung kannst du dir mit eigener IT selbst erschließen. Das erfordert aber nicht nur die Anbindung an die API, sondern auch das Entwickeln einer eigenen Software. Die einfachere Alternative sind WhatsApp Business Solution Provider. Diese offiziellen WhatsApp-Partner bieten deinem Unternehmen bereits eine fertige Software, die du sofort nutzen kannst (keine Programmierkenntnisse erforderlich!).

Einer dieser WhatsApp Business Solution Provider ist Sinch. Mit der WhatsApp-Lösung von Sinch kannst du nicht (mit unendlich vielen Geräten) über WhatsApp mit Kund:innen zu sprechen. Du kannst dich außerdem auf eine Software verlassen, die 100 Prozent Datenschutz garantiert.  

Und: Unsere Softwarelösung ist nicht nur auf WhatsApp beschränkt. Du kannst über die gleiche Plattform auch andere Messenger wie Instagram Direct, Telegram oder Viber für deine Kundenkommunikation nutzen – und sogar Chatbots integrieren.

Damit kommunizierst du nicht nur datenschutzkonform über WhatsApp und Co., sondern hast zudem viele weitere Optionen, die deine Kundenkommunikation verbessern und dein Team deutlich entlasten.

Kontaktieren Sie unser Experten-Team, um mehr über die passende WhatsApp-Lösung für Ihr Unternehmen zu erfahren.