Wie man WhatsApp mit HubSpot verwendet: WhatsApp-Marketing-Leitfaden

Sie verwenden HubSpot bereits für die Verwaltung von Kontakten, Kampagnen und Pipelines – aber was wäre, wenn Sie mit Ihren Leads und Kunden dort in Kontakt treten könnten, wo sie am aktivsten sind? Durch die Integration von WhatsApp in HubSpot können Sie sofort Konversationen starten, jede Nachricht in Ihrem CRM protokollieren und sogar Antworten oder Follow-ups automatisieren – alles, ohne Ihren HubSpot-Arbeitsbereich zu verlassen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie WhatsApp mit HubSpot verbinden und die beste HubSpot-WhatsApp-Integration nutzen, um Marketing, Vertrieb und Support effizient zu gestalten und den maximalen ROI zu erzielen.

Wenn Ihr Unternehmen – und Ihre HubSpot-Workflows – immer komplexer werden, kann man leicht die Grundlagen der Kundenansprache aus den Augen verlieren. Das heißt, dass Sie Ihre Kunden idealerweise über die Kanäle erreichen sollten, die sie bereits täglich nutzen. Und Milliarden von Menschen weltweit nutzen WhatsApp täglich.

Immer mehr Menschen nutzen WhatsApp (nicht nur SMS), um Nachrichten an Familie und Freunde zu senden, sich mit lokalen Gruppen abzustimmen und sogar Produkte zu bestellen, von Gadgets über Schmuck bis hin zu Lebensmitteln. Die Liste ist endlos. Und auch wenn Sie denken, dass es nur für die persönliche Kommunikation gedacht ist, irren Sie sich.

Die Zahlen sprechen für sich: WhatsApp hat weltweit über 2,5 Milliarden aktive Nutzer, und mehr als 200 Millionen Unternehmen nutzen WhatsApp Business jeden Monat.

Laut dem letzten Bericht von Meta nutzen über 40 Millionen Menschen den WhatsApp-Katalog, um neue Produkte zu entdecken. Dies zeigt, dass das Publikum bereit ist, Kaufentscheidungen zu treffen.

Darüber hinaus öffnen die Nutzer ihre WhatsApp-Nachrichten in 98 % Fällen, während E-Mails nur in 20-25 % Fällen geöffnet werden. Das ist ein großer Unterschied, den man nicht ignorieren kann.

Sie fragen sich vielleicht, warum WhatsApp wichtig ist, wenn SMS-Marketing bereits etabliert und weit verbreitet ist. Die Antwort liegt darin, wo Ihre Kunden ihre Zeit verbringen und wie sie am liebsten kommunizieren, und wie sich diese Vorlieben entwickeln.

SMS funktioniert gut in den Vereinigten Staaten, aber WhatsApp dominiert international und hat auch in den USA eine wachsende Präsenz (mit dem größten Wachstum in Los Angeles, New York, Miami und Seattle). Die Nutzung von WhatsApp in den USA ist über alle Branchen und Demografien hinweg ziemlich faszinierend.

Und wenn Sie sich an Kunden in Europa, Lateinamerika, Asien oder Afrika wenden, wird erwartet, dass Sie Geschäftsgespräche über WhatsApp abwickeln.

Zum Beispiel nutzen fast 85% der deutschen Bevölkerung WhatsApp. In Brasilien ist WhatsApp die wichtigste Messaging-Plattform für die private und geschäftliche Kommunikation. Wenn Sie also kein kleines lokales Unternehmen sind, das keine Pläne hat, zu expandieren oder neue Kunden zu erreichen, ist WhatsApp ein Kanal, den Sie nicht ignorieren sollten.

WhatsApp Business ist von 98 Millionen Downloads im Jahr 2019 auf über 300 Millionen im Jahr 2024 gewachsen.

Dieses Wachstum zeigt, dass die Unternehmen herausgefunden haben, dass WhatsApp funktioniert. Die Kunden reagieren besser, die Gespräche fühlen sich nicht roboterhaft an, und Sie können ein viel persönlicheres Erlebnis schaffen, als es mit SMS möglich ist.

Wenn Sie Ihr Unternehmen jetzt auf WhatsApp veröffentlichen, kommen Sie mit Menschen in Kontakt, die Ihre Konkurrenten wahrscheinlich noch nicht erreicht haben.

Einige Kunden bevorzugen E-Mail, andere nutzen SMS, und viele wollen WhatsApp. Wer sagt denn, dass man sich für eines der beiden entscheiden muss? Mit einer starken HubSpot-Integration, die sowohl SMS als auch WhatsApp umfasst, können Sie alles testen, ohne mit verschiedenen Plattformen zu jonglieren oder dieselbe Arbeit zweimal zu machen.

Und falls Sie es noch nicht wussten: Sinch Engage ist eine der besten HubSpot-Texting-Integrationen, die genau das tut. Es unterstützt WhatsApp, SMS, MMS und sogar RCS (die neuere, bessere Version von SMS), alles auf einer Plattform, so dass Ihre HubSpot-Workflows Menschen über verschiedene Kanäle erreichen können, je nach ihren Präferenzen.

Sie haben zwei Hauptoptionen für die Verwendung von WhatsApp in Ihrem HubSpot CRM.

Die integrierte HubSpot-Integration verbindet Ihr WhatsApp Business-Konto und erledigt die grundlegenden Aufgaben. Sie können eingehende Nachrichten verwalten, personalisierte Vorlagen anhand von CRM-Daten versenden und einfache Automatisierungen wie Willkommensnachrichten oder Einkaufswagenerinnerungen erstellen.

Allerdings stößt das native System schnell an seine Grenzen.

Viele HubSpot-Benutzer sind auf einige Reibungsverluste gestoßen, wie z. B. die Notwendigkeit, Zeit für die manuelle Protokollierung von Chats und die Zuweisung von Unterhaltungen aufzuwenden, und die Schwierigkeit, Leads zu verfolgen. Der Verlauf früherer Nachrichten wird nicht synchronisiert, wenn Sie Ihr Konto verbinden, sodass alte Konversationen verschwinden.

Ein weiterer Nachteil der nativen HubSpot-WhatsApp-Integration besteht darin, dass Sie keinen Zugriff auf das Senden aus den mobilen und Web-Apps von WhatsApp haben – alles muss über HubSpot laufen. Die 24-Stunden-Regel schränkt auch die Flexibilität ein: Nach Ablauf der Frist können Sie nur noch mit vorab genehmigten Vorlagen antworten.

Nebenbemerkung: Dies scheint ein allgemeines Problem mit WhatsApp-Integrationen zu sein.

Und für diejenigen, die noch mehr Umfang wünschen: Sprachanrufe werden nicht unterstützt, und die Bearbeitung großer Mengen an Chats kann ebenfalls zu einem Engpass werden, da Sie möglicherweise mehr Zeit damit verbringen, HubSpot zu aktualisieren, als mit Kunden in Kontakt zu treten.

Das muss aber nicht so sein.

Ein erstklassiges Drittanbieter-Tool wie Sinch Engage schließt die Lücken in der nativen WhatsApp-Integration von HubSpot. Es lässt sich direkt mit HubSpot verbinden und schaltet erweiterte WhatsApp-Marketing- und Automatisierungsfunktionen frei, die den geschäftlichen Nutzen für HubSpot-Benutzer maximieren:

• Massenkampagnen: Senden Sie gezielte WhatsApp-Nachrichten an segmentierte Listen.

• Automatisierte Arbeitsabläufe: Lösen Sie Nachrichten auf der Grundlage von Kontakteigenschaften oder Ereignissen aus.

• Beidseitige Posteingänge: Verwalten und zuweisen von Konversationen zwischen Teams in einer Ansicht.

Jede Konversation wird automatisch mit HubSpot synchronisiert, sodass Ihr Team vollen Einblick in den Kundenverlauf erhält. Sie können auch Rich Media (Bilder, Videos, PDFs) versenden und interaktive Elemente wie Schnellantworten, Listennachrichten oder Produktkataloge verwenden.

Eine HubSpot-Integration, die skalierbar und einfach zu nutzen ist

Sinch Engage unterstützt mehrere WhatsApp-Nummern und -Geräte für Mehrmarken- oder regionale Unternehmen. Teams können über das Handy, das Internet oder direkt in HubSpot antworten. Und dank unseres leistungsstarken globalen Netzwerks verfügen wir über ein fortschrittliches Routing, das sicherstellt, dass Ihre Nachrichten schnell die richtige Person erreichen, sowie über Echtzeit-Analysen und eine unternehmensweite Compliance, die Ihnen die Gewissheit gibt, dass Ihre Nachrichten sowohl wirkungsvoll als auch sicher sind.

Auch die Integration selbst ist rundum einfach zu handhaben.

Sein Team war dank der HubSpot-Integration von Sinch Engage in der Lage, innerhalb weniger Stunden Notfall-SMS-Warnungen an seine 33 000 Kunden zu senden (und deren Zustellung vollständig zu verfolgen).

Sobald Sie eine angemessene Integration eingerichtet haben, wird WhatsApp für Marketingkampagnen unglaublich vielseitig. Gehen wir die Szenarien durch, in denen WhatsApp durchweg besser abschneidet als andere Kanäle.

Ersetzen Sie ignorierte E-Mails durch rechtzeitige WhatsApp-Nachrichten. Beispiel:

„Denkst du immer noch an diese Nike Air Zooms? Hier sind 15 % Rabatt, wenn du in den nächsten 24 Stunden bestellst.“

Erhöhen Sie Ihre Conversion-Chancen durch Segmentierung nach Kaufhistorie, Standort oder Lifecycle-Phase für individuellere Angebote.

Der Unterhaltungscharakter von WhatsApp macht es ideal für den Support. Wenn Sie also WhatsApp in HubSpot integrieren, können Sie nicht nur Kunden über einen ansprechenderen Kanal erreichen, sondern auch sicherstellen, dass jede Interaktion – Fragen, Produktfeedback oder Upsell-Möglichkeiten – für Ihre Vertriebs- und Serviceteams in einer einheitlichen Zeitleiste sichtbar ist.

„Sinch Engage hilft uns, unsere Kunden über WhatsApp besser zu erreichen und unsere tägliche Effizienz zu steigern“, sagt Lisa Balthasar von Instamotion, die nach der Einführung unserer HubSpot-WhatsApp-Integration einen Anstieg der Konversionen um 116 % verzeichnete.

Bei Oxperta Capital wurden durch die Integration von Sinch Engage mit HubSpot die Lead-Zuweisung und die Kontaktaufnahme automatisiert. Wenn jemand ein Kreditformular ausfüllt, löst HubSpot einen Workflow aus, der innerhalb weniger Minuten eine WhatsApp-Ankündigung des richtigen Beraters versendet. Das Ergebnis ist eine um 30% höhere Rücklaufquote und ein reibungsloseres Follow-up.

Damit WhatsApp ordnungsgemäß mit HubSpot funktioniert, müssen die Konten nicht nur miteinander verbunden werden. Sie müssen Ihr WhatsApp Business-Konto korrekt einrichten, Ihre Integrationseinstellungen konfigurieren und Workflows erstellen, die die einzigartigen Funktionen von WhatsApp nutzen.

Bevor Sie etwas mit HubSpot verbinden können, benötigen Sie ein verifiziertes WhatsApp Business-Konto. Dazu gehört die Überprüfung Ihrer geschäftlichen Telefonnummer, das Ausfüllen Ihres Geschäftsprofils mit genauen Informationen und die Genehmigung von Meta für geschäftliche Nachrichten.

Sobald Ihr WhatsApp Business-Konto aktiv ist, verbinden Sie es mit Sinch Engage.

In diesem Support-Artikel erfahren Sie, wie Sie dabei vorgehen müssen.

Wenn WhatsApp mit Sinch Engage verbunden ist, installieren Sie die HubSpot-Integration aus dem HubSpot App Marketplace. Dadurch wird der Datenabgleich zwischen Ihren HubSpot-Kontakteigenschaften und Ihren Messaging-Kampagnen hergestellt.

Während der Einrichtung können Sie die Eigenschaften Ihrer HubSpot-Kontakte den Feldern für die Messaging-Personalisierung zuordnen, die Präferenzen für die Gesprächsprotokollierung einrichten und konfigurieren, welche Teammitglieder Zugriff auf WhatsApp-Unterhaltungen haben.

Beginnen Sie mit einem einfachen Arbeitsablauf, um Ihre Integration zu testen. Dieser Workflow kann durch ausgehende oder eingehende WhatsApp-Nachrichten ausgelöst werden.

Wie man einen ausgehenden Nachrichtenabfluss erstellen

1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste von HubSpot auf „Automatisierung“ und dann auf „Workflows“.

2. Klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche „Workflow erstellen“ und dann auf „Von Grund auf“.

3. Wählen Sie einen Auslöser, um Ihre Nachricht zu senden.

4. Klicken Sie auf das + Symbol, um die Liste der verfügbaren Aktionen zu öffnen.

5. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie im Abschnitt Integrierte Apps auf „Sinch SMS & MMS“, um das Dropdown-Menü zu öffnen.

6. Wählen Sie hier WhatsApp senden. Hier können Sie auch SMS/MMS zu Workflows hinzufügen.

7. Konfigurieren Sie die WhatsApp-Aktion. Sie können Details wie die Telefonnummer, das Konto, den Vorlagentext, die Absender-ID und vieles mehr bearbeiten.

8. Klicken Sie auf Speichern.

9. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf „Überprüfen und veröffentlichen“.

Sie können auch Aktionen und Workflows mit eingehenden WhatsApp-Antworten auslösen. Sie können entweder eine Verzweigung innerhalb eines bestehenden Workflows hinzufügen oder eine eingehende Antwort als Workflow-Auslöser verwenden.

So fügen Sie eine Verzweigung in einen bestehenden Workflow ein:

Wenn Sie bereits einen Arbeitsablauf haben, der WhatsApp-Nachrichten versendet, können Sie diesen anhand der Antwort verzweigen:

1. Klicken Sie im Workflow Builder an der Stelle, an der Sie einen Zweig hinzufügen möchten, auf das Symbol +.

2. Wählen Sie Verzweigung, dann UND/ODER-Logik, dann + Kriterien hinzufügen.

3. Blättern Sie zu Integrationsfilter und wählen Sie dann Sinch SMS & MMS.

4. Geben Sie in der Suchleiste „empfangen“ ein.

5. Wählen Sie Sinch SMS & MMS: Eigenschaften der empfangenen WhatsApp-Nachricht.

6. Definieren Sie Ihre Bedingungen, wie zum Beispiel:

1. Inhalt der Nachricht (z. B. Kontakt antwortet „JA“)

2. Workflow-ID (zur Erfassung von Antworten auf Nachrichten, die von einem bestimmten Workflow gesendet wurden)

7. Speichern Sie die Verzweigung und fügen Sie dann Aktionen für jedes Ergebnis hinzu (z. B. in die Pflege einschreiben, als qualifiziert markieren, einen Vertreter benachrichtigen).

Wie man eine eingehende Antwort als Workflow-Auslöser verwendet

Sie können auch einen ganz neuen Arbeitsablauf starten, sobald jemand antwortet:

1. Erstellen Sie einen neuen Arbeitsablauf oder bearbeiten Sie einen der vorhandenen Abläufe.

2. Wählen Sie im Trigger-Workflow entweder Filterkriterien erfüllen (neu) oder Wenn Filterkriterien erfüllt sind (vorhanden).

3. Wählen Sie unter Berechtigte Datensätze die Option Kontakt.

4. Gehen Sie unter Kriterien hinzufügen auf Integrationsfilter und wählen Sie dann Sinch SMS & MMS.

5. Suchen Sie nach „Empfangen“ und wählen Sie Eigenschaften der empfangenen WhatsApp-Nachricht.

6. Definieren Sie Ihre Auslösebedingungen (z. B. Nachrichteninhalt = „YES“ oder Workflow-ID = X).

7. Speichern Sie, und fügen Sie dann die gewünschten Folgeaktionen hinzu (z. B. das Senden einer Bestätigung, die Zuweisung an den Vertrieb oder die Eintragung in einen sekundären Workflow usw.).

Testen Sie diesen Workflow zunächst mit internen Kontakten, um sicherzustellen, dass die Nachrichten korrekt gesendet werden, die Personalisierung wie erwartet funktioniert und die Konversationen ordnungsgemäß in HubSpot protokolliert werden. Erfahren Sie mehr in unserem HubSpot-Integrationsleitfaden.

Die Integration von WhatsApp in HubSpot kann Ihnen einen echten Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern verschaffen. Sie bauen engere Kundenbeziehungen auf, schließen Geschäfte schneller ab und personalisieren Ihre Marketingmaßnahmen, ohne alles manuell erledigen zu müssen.

Der Schlüssel liegt in der Auswahl einer Integration, die die Funktionen von WhatsApp mit der Workflow-Leistung von HubSpot verbindet. Buchen Sie eine Demo, um zu sehen, wie Sinch Engage Ihr HubSpot WhatsApp Marketing verändern kann, oder probieren Sie es kostenlos aus, um sich selbst zu überzeugen.