Was ist WhatsApp Business? Funktionen, Vorteile, Nachteile und Alternativen!

Was ist WhatsApp Business? Was ist der Unterschied zu WhatsApp? Welche Funktionen gibt es? Und was sind Vor- und Nachteile? Wir klären die wichtigsten Fragen!

Deine Freund:innen, deine Kolleg:innen und vermutlich auch deine Oma: Sie alle nutzen WhatsApp. Tatsächlich gibt es in Deutschland kaum Personen, die nicht über WhatsApp chatten. 

Gerade deshalb wird WhatsApp als Kundenkanal auch für Unternehmen interessanter. Der erste Ansatzpunkt dafür ist oftmals die WhatsApp Business App. Es ist aber tatsächlich nicht immer die beste Option für Unternehmen. 

WhatsApp Business ist eine Smartphone-App. Du kannst sie in allen gängigen App-Stores kostenlos herunterladen. Darüber hinaus gibt es auch Desktop- und Web-Versionen.

WhatsApp Business ist speziell für Unternehmen gedacht, die sich über die App ein Profil einrichten und dann mit ihren Kund:innen über WhatsApp chatten können. 

WhatsApp und WhatsApp Business sehen und fühlen sich relativ ähnlich an. Warum kannst du als Unternehmen dann nicht einfach die reguläre App von WhatsApp nutzen? 

Weil WhatsApp die kommerzielle Nutzung der privaten App nicht erlaubt!

✋⛔Die WhatsApp-Nutzungsbedingungen schließen nämlich eine gewerbliche Nutzung aus. WhatsApp trennt daher strickt die private Nutzung von WhatsApp über die reguläre App und die Unternehmensnutzung von WhatsApp über die WhatsApp Business App. 

WhatsApp Business bietet folgende Features für Unternehmen: 

• Du kannst ein offizielles Unternehmensprofil erstellen. Wichtig: Das ist nicht der grüne Haken! Den gibt es nur über die WhatsApp API, aber dazu später mehr.
• Du kannst allgemeine Informationen, wie deine Geschäftszeiten, einstellen. 
• Du kannst einen Produktkatalog für maximal 500 Produkte hochladen. 
• Du kannst direkt mit Kund:innen im Einzelchat sprechen. 
• Es gibt eine kleine Broadcast-Funktion. Damit kannst du eine Nachricht, wie etwa ein Unternehmensupdate, an mehrere Nutzer:innen (maximal 256 pro Broadcast-Liste) gleichzeitig schicken. Voraussetzung: Diese Nutzer:innen müssen dich bereits als Kontakt gespeichert haben. 
• Es gibt eine Schnellantwort-Funktion. Damit schreibst du Antworten vor, die du häufig auf wiederkehrende Anfragen verschickst und kannst diese dann mit nur einem Keyword schnell aufrufen. Die Höchstgrenze liegt hier bei 50 Schnellantworten. 
• Abwesenheitsnotizen und Begrüßungen kannst du ebenfalls vorschreiben und dann entscheiden, wann diese automatisch verschickt werden sollen (etwa zu bestimmten Uhrzeiten). 

Der größte Vorteil von WhatsApp Business ist, dass die App für Unternehmen kostenlos ist. Darüber hinaus bietet sie einige grundlegende Funktionen, die Unternehmen im Austausch mit Kund:innen nutzen können. 

Gleichzeitig ist die App sehr leicht zu nutzen, da sie sehr ähnlich zur privaten App funktioniert. 

Das größte Problem für Unternehmen mit der WhatsApp Business App ist: DSGVO und Datenschutz sind nicht gewährleistet! Das liegt vor allem an dem unautorisierten Kontaktabgleich der App, der im Unternehmenskontext nicht erlaubt ist, sowie am Speichern und Weiterleiten von Metadaten über US-Server.

Hier drohen Unternehmen sowohl Abmahnungen von Mitbewerbern und Datenschutzbehörden, als auch die Sperrung von WhatsApp und sogar Facebook-Konten!

Damit fällt WhatsApp Business tatsächlich schon für die meisten Unternehmen in Deutschland und er EU als Option weg. Doch darüber hinaus gibt es auch weitere Einschränkungen der Business App. 

• Die Gerätezahl ist auf maximal fünf beschränkt. Wenn dein Betrieb mehr als fünf Mitarbeitende hat, ist das schon ein Problem.
• Du kannst keine personalisierten WhatsApp-Newsletter verschicken und hast auch keinen Zugang zu Analytics deiner Kampagnen. 
• Wenn du deine Kampagnen an mehr als 256 Nutzer:innen verschicken möchtest, geht das nicht mehr über die Business App. 
• Du kannst keine neuen Leads kontaktieren.
• Du kannst ebenfalls keine automatisierten Vorlagen für deine Newsletter verwenden.
• Es gibt keinerlei Möglichkeiten, um CRM-Systeme zu integrieren. 
• Chatbots sind nicht möglich. 
• Du kannst WhatsApp Business nicht mit einer Festnetznummer nutzen. 
• Es gibt nicht den grünen Haken, der Kund:innen direkt zeigt, mit wem sie chatten (Unternehmensname und Logo werden nicht angezeigt!).

Damit ist eigentlich schon schnell klar, dass die WhatsApp Business App nur für sehr kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeiter:innen infrage kommt, die zudem nicht auf die DSGVO achten müssen. 

Auch wer seine WhatsApp-Kommunikation ernsthaft skalieren möchte, kommt mit der Business App nicht weiter.

Genau darum bietet WhatsApp auch Alternativen für Unternehmen. So gibt es einmal WhatsApp Premium sowie die WhatsApp Business API. 

WhatsApp-Chat starten

2022 führte WhatsApp eine Bezahlvariante für die WhatsApp Business App ein, WhatsApp Business Premium. Unter diesem Abo-Modell können Unternehmen für einige Premium-Funktionen bezahlen. 

Dazu gehören:

• Support für bis zu zehn Geräten
• Zuweisung von Chats an Mitarbeitende
• Eine WhatsApp-Website für dein Unternehmen 
• Mehr Personalisierungs- und Automatisierungsfunktionen für Marketing-Nachrichten

Da auch WhatsApp Business Premium übers Smartphone läuft, ist auch in dieser Variante der Datenschutz nicht gegeben. Und: Bislang ist das Abo in Deutschland und Europa auch nicht verfügbar. 

Es sieht zudem so aus, dass Meta mittelfristig die Premium-Variante von WhatsApp mit dem Bezahlabo von Meta Verified (ebenfalls noch nicht in der EU verfügbar) zusammenführen will. 

So bleibt eigentlich nur eine gute Alternative für Unternehmen übrig, die WhatsApp Business API. 

Die WhatsApp Business API ist die Schnittstelle zur Unternehmensplattform von WhatsApp, der WhatsApp Business Platform. 

Nur Unternehmen, die sich daran andocken, können WhatsApp im vollen Umfang und DSGVO-konform nutzen. 

Über die WhatsApp Business API (WhatsApp Business Platform) kannst du folgende Features nutzen: 

• Personalisierter und automatisierter Newsletter-Versand
• Analyse-Tools für deine Kampagnen
• Nachrichten-Vorlagen
• CRM-Integration
• (Automatisiertes) Ticketing-System für Anfragen und Weiterleitung an deine Agent:innen
• Chatbots (sogar KI und ChatGPT-Integration ist möglich!)
• Verifizierung (grüner Haken)

Das heißt also: Vom Marketing über den Verkauf bis hin zu Service und Re-Engagement kannst du mit der API WhatsApp für dein Unternehmen sehr vielfältig einsetzen. 

Nur die API von WhatsApp bietet dir alle wirklich relevanten Business-Funktionen und eine echte Skalierbarkeit der WhatsApp-Kommunikation. 

Es ist auch die einzige Variante, mit der du WhatsApp zu 100 Prozent DSGVO-konform nutzen kannst. 

Die WhatsApp Business API kannst du nicht gratis nutzen. Unternehmen müssen hier nämlich für Nachrichten, die sie an Kund:innen schicken, bezahlen. Wie das genau funktioniert, kannst du in unserem Guide rund um WhatsApp Business Kosten nachlesen. 

Da die API eine Programmierschnittstelle ist, gibt es zudem keine fertige App, die Unternehmen einfach nutzen können. Das heißt: Der Zugang ist nicht ganz so offensichtlich wie bei der WhatsApp Business App. Zumindest nicht auf den ersten Blick…

Die gute Nachricht gleich am Anfang: Nein, du musst keine eigene App oder Software bauen! Es gibt nämlich offizielle und verifizierte WhatsApp-Business-Lösungen für die API. Diese werden von authorisierten Anbietern und WhatsApp-Partnern wie Sinch Engage angeboten. Diese kannst du dann wie ein E-Mail-Programm direkt am Desktop nutzen. 

So bietet dir Sinch Engage eine fertige Software mit allen erwähnten WhatsApp-API-Funktionen. Du musst nichts programmieren, es sind keine aufwändigen Schulungen notwendig und du kannst direkt starten. 

Und selbst wenn du aktuell noch die WhatsApp Business App nutzt, ist der Umstieg gar kein Problem. Du kannst sogar deine bestehende WhatsApp-Nummer und all deine Chats mitnehmen. 

Unsere Lösung „made in Germany“ ist zudem zu 100 Prozent DSGVO-konform, sodass du dir um den Datenschutz keine Sorgen machen musst. 

So kannst du einen sicheren und skalierbaren WhatsApp-Service anbieten! 

Termin reservieren