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WhatsApp Business Web für Unternehmen: Alles, was du wissen musst
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Für kleinere Unternehmen ist WhatsApp Business eine großartige Möglichkeit, um mit Kund:innen in Kontakt zu bleiben. Allerdings ist es auch ziemlich anstrengend, dauerhaft Nachrichten auf dem Smartphone zu tippen. Glücklicherweise gibt es WhatsApp Business Web, womit sich die App auch auf dem PC nutzen lässt. In diesem Leitfaden erklären wir, wie das funktioniert, welche Möglichkeiten dies bietet und ob es überhaupt sicher ist.
Die WhatsApp Business App ist eine praktische Lösung für kleine Unternehmen mit ein bis drei Mitarbeitenden, die ihre Kund:innen über den beliebtesten Messenger der Welt erreichen möchten. Die Business App ist kostenlos, bietet Unternehmen ein verifiziertes Konto, Textvorlagen und es ist ebenfalls möglich, Geschäftsdetails wie Öffnungszeiten oder den Produktkatalog zu veröffentlichen.
Die Einrichtung von WhatsApp Business erfolgt auf einem Smartphone. Das ist praktisch, kann jedoch langfristig mühsam werden. Denn dauerhaft Nachrichten auf dem Smartphone zu schreiben und zu beantworten ist anstrengend – vor allem, wenn man dabei auch noch zwischen Telefon und PC hin- und herwechseln muss, um Kundendaten zu vergleichen oder Produktinformationen nachzuschlagen. Hier kommt WhatsApp Business Web ins Spiel.
Dieses Variante ermöglicht dir, deine WhatsApp Business App auf deinem PC über einen Browser oder eine Desktop-Anwendung zu nutzen. Wie funktioniert das? Im Folgenden, erklären wir alles, was du über die PC-Nutzung von WhatsApp Web für dein Unternehmen auf dem Computer wissen musst.
⚠️ Wichtig! Mit der WhatsApp Business App ist die Einhaltung der DSGVO nicht garantiert! Nur die offizielle WhatsApp Business API garantiert das.
Es gibt zwei Möglichkeiten, die reguläre WhatsApp Business App auf dem PC zu nutzen: als browserbasierte App und als Desktop-Anwendung. Laut WhatsApp sind:
WhatsApp Web und Desktop computerbasierte Erweiterungen des WhatsApp-Kontos auf deinem Telefon. Die Nachrichten, die du sendest und empfängst, werden zwischen deinem Telefon und deinem Computer synchronisiert und du kannst die Nachrichten auf beiden Geräten sehen.
WhatsApp brachte seinen Web-Dienst 2015 auf den Markt, zunächst nur für Android, Windows und Blackberry, später dann auch für iOS. Die Web-Version synchronisiert deine Unterhaltungen in Echtzeit, sodass du sie sowohl auf deinem Smartphone als auch im Browser lesen und beantworten kannst.
Die Nutzung von WhatsApp Business Web ermöglicht Unternehmen:
✅ schnelleres Schreiben von Nachrichten direkt am Computer
✅ Verschicken von Dateien, die sich auf dem PC befinden
✅ Online-Präsenz ohne Smartphone
Gleichzeitig müssen sich Unternehmen klar sein, dass sie mit der Web-Variante von WhatsApp Business die Einschränkungen der App nicht umgehen können. So garantiert WhatsApp Business Web:
❌ keinen Datenschutz (Datenabgleich findet nach wie vor über das Smartphone statt)
❌ keinen Zugang zu mehreren Geräten (auch im Web dürfen nur maximal fünf Geräte im Einsatz sein und davon nur ein Smartphone)
❌ keine zusätzlichen Features (Newsletter, Chatbots, Integrationen, Nachrichtenvorlagen, etc.)
All das können Unternehmen nach wie vor nur über die WhatsApp Business Platform (API) erhalten.
Seit der Einführung im Jahr 2015 hat Meta mehrere Sicherheitsebenen für die Web-Applikation von WhatsApp herausgebracht. Seit Jahren sind die Web-Konversationen beispielsweise Ende-zu-Ende verschlüsselt.
Allerdings gibt es im Browser der Nutzer:innen Sicherheitsrisiken, die App-Entwickler:innen nicht eindämmen können, anders als bei einer mobilen App. Daher wurde die Browser-Version von WhatsApp Web im März 2022 mit der Sicherheitsfunktion Code Verify aktualisiert. Sie bietet eine unabhängige, transparente Code-Verifizierung durch Dritte.
Das heißt, wenn du Code Verify verwendest, vergleicht die Erweiterung automatisch den Code, der auf WhatsApp Web in deinem Browser läuft, mit der Code-Version von WhatsApp. Wenn es irgendwelche Warnsignale gibt, benachrichtigt Code Verify dich über verdächtige Aktivitäten.
Genau wie bei der privaten WhatsApp-Messenger-Nutzung kannst du WhatsApp für den Unternehmensaccount ebenfalls in deinem Browser nutzen. Vor allem, wenn du mehrere Kundenanfragen täglich bearbeiten und gleichzeitig Informationen auf dem PC nachsehen musst, ist es viel bequemer, WhatsApp Web zu nutzen.
Die Einrichtung ist unkompliziert.
Damit sind die Geräte synchronisiert und du kannst WhatsApp Business Web im Browser verwenden. Denke jedoch daran, dass du immer nur ein Browser-Fenster mit WhatsApp Web geöffnet haben kannst.
Wenn du WhatsApp Business lieber direkt auf dem Desktop nutzen möchtest, kannst du alternativ auch die WhatsApp-Desktop-Anwendung herunterladen.
Du kannst die Windows-Desktop-Anwendung aus dem Microsoft Store oder von der WhatsApp-Website herunterladen. Wichtig: Stell vorab sicher, dass dein Betriebssystem Windows 8.1 oder neuer ist. Andernfalls funktioniert die Desktop-Anwendung nicht.
Sobald du die Anwendung heruntergeladen hast, kannst du den Einrichtungsprozess auf deinem Windows-Computer initiieren. Kurze Zeit später wirst du auch hier einen QR-Code sehen. Folge im Anschluss diesen Schritten:
Damit hast du schon WhatsApp Desktop auf deinem Windows-Computer aktiviert.
Es ist auch möglich, WhatsApp Business auf Apple-Computern zu installieren. Um die Desktop-Anwendung herunterzuladen, geh zunächst in den App Store.
Damit kannst du schon WhatsApp Business auf deinem Mac verwenden.
Die Oberfläche von WhatsApp Business Web und WhatsApp Desktop sehen (fast) gleich aus. Was die Funktionalität angeht, bietet die Desktop-Anwendung jedoch einige zusätzliche Features. Du kannst:
Doch es gibt auch einige Einschränkungen.
Wie bereits erwähnt, garantieren weder die Web- noch die Desktop-Anwendungen die Einhaltung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Es gibt auch kein Ticketing-System für die Zuweisung von Aufgaben oder Nachrichten. Vor allem, wenn dein Unternehmen viele Kundenanfragen über WhatsApp erhält, wird es schnell schwierig, den Überblick darüber zu behalten, wer welche Anfrage beantwortet hat und keine Informationen zu verlieren.
Auch wenn du andere Messenger-Apps für die Kundenkommunikation verwenden, musst du weiterhin zwischen Plattformen und Geräten hin- und herwechseln.
Es ist ebenfalls nicht möglich, Automatisierungslösungen wie Chatbots einzugliedern oder Newsletter zu verschicken.
Zusammenfassend lässt sich daher sagen, dass WhatsApp Web zwar einige Vorteile gegenüber der App-Nutzung auf dem Handy bietet, du damit aber weiterhin doch noch sehr eingeschränkt bist, insbesondere im Vergleich zur offiziellen WhatsApp Business API.
Im Jahr 2018 führte WhatsApp seine offizielle API ein, die sich an mittlere und große Unternehmen richtet. Anders als die einfache Business App ist die API nicht kostenlos und Unternehmen benötigen einen „WhatsApp Business Solution Provider“ wie Sinch Engage um Zugang zur API-Schnittstelle zu erhalten.
Allerdings bietet die offizielle Business API (offizieller Name: WhatsApp Business Platform) auch viele Vorteile.
Hier siehst du die wichtigsten Unterschiede nochmals im direkten Vergleich.
Die einfachste Möglichkeit, um mit WhatsApp Web für dein Unternehmen zu starten, ist Sinch Engage. Unsere All-in-one-Plattform:
↔ bietet eine zentrale Chat-Inbox, über die du alle Nachrichten managen kannst (und automatisch oder manuell an die passenden Agent:innen weiterleiten kannst)
