WhatsApp-Marketing-Software: So findest du das beste WhatsApp-Marketing-Tool!

Du möchtest mit WhatsApp-Marketing in deinem Unternehmen durchstarten, weißt aber nicht, wie du das technisch und DSGVO-konform umsetzen kannst? Dann bist du hier genau richtig! Wir erklären dir, welche WhatsApp-Marketing-Tools es gibt und wie du eine gute WhatsApp-Marketing-Software findest.

Für zwei Milliarden Menschen weltweit ist WhatsApp DAS Kommunikationstool schlechthin. Egal, ob für den Chat mit den Liebsten, die Familiengruppe, den Strickverein oder den Fußball-Club: All diese Gespräche finden für die meisten Deutschen auf WhatsApp statt. 

Da ist es erstaunlich, wie wenige Unternehmen WhatsApp aktiv in ihren Marketing-Mix mit einbinden. Das Hauptproblem ist dabei häufig nicht, dass Marketer:innen die Bedeutung von WhatsApp nicht erkennen, sondern vielmehr, dass die Anbindung von WhatsApp-Marketing auf den ersten Blick wie eine große technische Herausforderung wirkt. 

Muss ich eine WhatsApp-Marketing-Software nutzen? Gibt es eine Lösung von WhatsApp selbst? Ist das alles überhaupt DSGVO-konform? Und wie teuer ist das Ganze? All das sind Fragen, die sich nicht so schnell klären lassen. Deshalb haben wir im Folgenden die wichtigsten Antworten rund um WhatsApp-Marketing-Tools zusammengetragen. 

Eine WhatsApp-Marketing-Software ist ein professionelles Tool für Unternehmen, um Marketing per WhatsApp zu betreiben. So ähnlich wie Unternehmen E-Mail-Tools wie Mailchimp oder Mailjet nutzen, um E-Mail-Kampagnen aufzusetzen, kannst du mit einer WhatsApp-Software professionelles WhatsApp-Marketing betreiben. 

In der Regel bietet eine WhatsApp-Marketing-Software Unternehmen eine Anbindung an die WhatsApp Business API (WhatsApp Business Platform) und somit an alle Marketing-Tools, die WhatsApp für Unternehmen bereitstellt. Dazu gehören: 

• WhatsApp-Newsletter
• Eins-zu-Eins-Kommunikation im persönlichen WhatsApp-Postfach der Endnutzer:innen
• CRM-Anbindung
• Chatbot-Integrierung
• Möglichkeiten zur Personalisierung und Targeting
• Analytics
• Vorlagen

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Ein wirklich gutes WhatsApp-Marketing-Tool eröffnet dir alle Möglichkeiten, die das Marketing via WhatsApp bietet:

• Newsletter-Versand (potenziell ohne Nachrichten-Obergrenze)
• Zugang zu Nutzer:innen, die dich (noch) nicht in ihren Kontakten gespeichert haben 
• Verschicken von Prospekten (bekannt von Supermärkten wie REWE oder METRO)
• Personalisierung für Kampagnen
• Aufsetzen von Kampagnen für bestimmte Events (Black Friday, Adventskalender, Muttertag, etc.)
• Re-Engagement-Kampagnen (bereits bestehende Chats neu beleben)
• Marketing-Nachrichten zu bestimmten Anlässen (Geburstage, Feiertage)
• Spannende Möglichkeiten für Content-Marketing per Smartphone
• Skalierung von WhatsApp-Marketing über Automatisierungen (Chatbots)
• Auswertung deiner Kampagnen

Um Zugang zu all diesen Möglichkeiten zu bekommen, müssen Unternehmen einen Unternehmensaccount und Zugang zur WhatsApp Business API haben (dazu gleich mehr). 

Darüber hinaus solltest du dir auch die WhatsApp-Handelsrichtlinie genau durchlesen. Denn für gewisse Unternehmen (Waffen, Drogen, Alkohol etc.) ist WhatsApp-Marketing nicht erlaubt, beziehungsweise nur mit Einschränkungen. 

Um WhatsApp in der Kundenkommunikation nutzen zu können, müssen Unternehmen entweder die WhatsApp Business App oder die WhatsApp Business API nutzen. Die reguläre App von WhatsApp, die Privatleute haben, ist für die kommerzielle Nutzung nicht erlaubt. 

Und was ist der Unterschied zwischen der Business App und der Business API? 

Die App können Unternehmen sich gratis aufs Smartphone herunterladen und damit das Marketing-Tool „WhatsApp Broadcasts“ nutzen. Bei dieser Funktion landet eine einzige Nachricht bei mehreren Empfänger:innen gleichzeitig im Postfach. Das kann natürlich auch eine Marketing-Nachricht sein. 

Das klingt vielversprechend, aber WhatsApp Broadcast:

• ist nicht zu 100 Prozent DSGVO-konform, da sie übers Smartphone läuft
• bietet keine Automatisierungsmöglichkeiten
• erlaubt keine CRM-Integration
• hat sehr eingeschränkte Personalisierungsmöglichkeiten
• hat keine Analtytics-Funktionen
• lässt dich nur 256 Kontakte auf einmal anschreiben
• erlaubt dir nur die Nutzer:innen anzuschreiben, die dich bereits als Kontakt gespeichert haben

Für die meisten Unternehmen, die ernsthaftes WhatsApp-Marketing betreiben wollen, ist das daher kein gutes Tool.

Auch die neuen WhatsApp-Kanäle (ebenfalls Teil der Business App) eignen sich eigentlich nur für Marketing nach dem Gießkannenprinzip. Denn du kannst bei den Kanälen deine Posts gar nicht personalisieren, es gibt keine Zielgruppenbildung und du erhältst gar keine Einsichten in die Performance. 

Darüber hinaus landen deine Posts nicht im persönlichen Postfach (kein Eins-zu-Eins-Chat möglich!), sondern unter dem Reiter „Aktuelles“, wo sie entweder untergehen oder schon viele Nutzer:innen bereits so genervt von den vielen Updates sind, dass sie ihre Kanäle ausblenden. 

💡WhatsApp Broadcasts vs. WhatsApp-Channels vs. WhatsApp-Newsletter: Wofür nutze ich welchen Marketing-Kanal?

Wirklich wertvolles WhatsApp-Marketing kannst du nur über die WhatsApp Business API betreiben. Das ist die Unternehmensplattform von WhatsApp, auch WhatsApp Business Platform genannt.

Erst über diese Schnittstelle können Unternehmen wirklich alle Business-Features von WhatsApp nutzen und zudem DSGVO-konform agieren. 

Wie bekommst du aber als Unternehmen Zugang zu dieser API?

Die Crux für die meisten Unternehmen ist nun, dass die WhatsApp Business API keine fertige Oberfläche oder Software bietet, die Betriebe einfach nutzen können. Es ist lediglich eine technische Schnittstelle, über die sich eine WhatsApp-Software anbinden lässt. 

Das heißt: Als Unternehmen musst du diese Software selbst bauen (möglich, erfordert aber IT-Ressourcen, die auch langfristig für Updates gebunden sind) oder eine bereits fertige WhatsApp-Marketing-Software von einem WhatsApp Business Solution Partner nutzen. 

WhatsApp Business Solution Partner sind verifizierte Partner von WhatsApp und Meta, die eine offizielle Erlaubnis haben, Unternehmenslösungen von WhatsApp anzubieten. 

Das ist wichtig, weil es auch inoffizielle WhatsApp-Softwares wie etwa GB WhatsApp gibt, die keine Genehmigung von WhatsApp oder Meta dafür haben. Diese Lösungen können Sicherheitsrisiken haben, Malware einschleusen und garantieren auch keinen Datenschutz. 

Wenn du dir also eine WhatsApp-Marketing-Software anschaust, solltest du vorab immer im Partnerverzeichnis von Meta prüfen, ob es wirklich eine genehmigte Lösung ist. 

Offizielle WhatsApp Business Solution Provider wie etwa Sinch Engage arbeiten dagegen eng mit Meta und WhatsApp zusammen, um die besten WhatsApp-Business-Lösungen anzubieten.

Bei Sinch Engage zum Beispiel handelt es sich um eine 100 Prozent DSGVO-konforme und anwendungsfertige Messenger-Software, die keine besonderen IT-Kenntnisse erfordert, alle Optionen der API bietet und mit der du direkt mit WhatsApp-Marketing durchstarten kannst.

Nun ist allein die Anbindung an die WhatsApp Business API keine Garantie für 100 prozentigen Datenschutz. Wichtig sind darüber hinaus: 

• reine Desktop-Lösungen, die keine Metadaten weiterleiten oder nicht erlaubte Kontaktabgleiche durchführen
• ein Auftragsverarbeitungsvertrag, der dafür sorgt, dass der WhatsApp-Software-Anbieter deine Kundendaten DSGVO-konform verarbeitet (und diese nicht etwa bei Meta oder WhatsApp landen)
• ein WhatsApp-Marketing-Software-Anbieter, der die Datenverarbeitung innerhalb der EU anbietet
• eine klare Kommunikation deiner Datenverarbeitung an WhatsApp-Kontakte

Sinch Engage ist einer der ältesten offiziellen WhatsApp-Software-Anbieter mit Ursprüngen in Deutschland. Die DSGVO ist in dieser Lösung schon mitgedacht. Der Datenschutz ist mit dieser WhatsApp-Marketing-Lösung daher garantiert.

Egal, ob du dir deine eigene Software-Anbindung an die WhatsApp Business API baust oder eine fertige Lösung wie Sinch Engage nutzt: Anders als die WhatsApp Business App ist die Nutzung der API nicht gratis. 

Bei der reinen API-Anbindung musst für jede angekommene Nachricht bezahlen. Die Kosten hängen dabei von der Art der Nachricht ab und vom Ländercode der Empfänger:innen. Details dazu findest du in unserer Kostenübersicht zu WhatsApp Business. 

Bei einer Software-Lösung von einem WhatsApp Business Provider hängt der Preis für das WhatsApp-Marketing-Tool von dem jeweiligen Anbieter und der Lösung ab. Bei Sinch Engage gibt es zum Beispiel Abo-Lösungen. Damit zahlst du einen monatlichen Festpreis und nicht etwa pro versendeter Nachricht. Je nach deinen Bedürfnissen gibt es größere oder kleinere Pakete, die du auch nachträglich anpassen kannst. 

Beim Preisvergleich solltest du aber nicht nur auf die Summe achten, sondern auch auf alle inbegriffenen Features. Denn manchmal scheinen die Preise sehr günstig, was aber daran liegt, dass du für jede Funktion separat bezahlen musst. Prüfe hier also gründlich, was in deiner bevorzugten Lösung wirklich im Preis drin ist. 

Das Angebot für Tools für WhatsApp-Marketing ist groß und nicht immer leicht zu durchschauen. Die folgenden Kriterien können dir daher bei der Auswahl helfen. 

• DSGVO-Konformität: Die erste Frage sollte immer sein, ob du mit der WhatsApp-Marketing-Software zu 100 Prozent DSGVO-konform agierst. Das erfordert einen Auftragsverarbeitungsvertrag, EU-basierte Server und eine Desktop-Lösung. 
• Offizieller WhatsApp Business Solution Provider: Nur Anbieter, die auf dem Meta-Partnerverzeichnis gelistet sind, dürfen offizielle Lösungen für Unternehmen für WhatsApp und Co. anbieten. Stelle vorher sicher, dass dein Anbieter wirklich offizieller WhatsApp-Partner ist.
• Chatbot-Anbindung: Wirklich effizientes und skalierbares WhatsApp-Marketing erfordert auch Automatisierung (etwa um Opt-ins automatisch einzuholen) oder um Newsletter automatisch zu verschicken. Kläre daher, ob das WhatsApp-Tool dir das auch wirklich bietet. 
• CRM-Integration: Personalisiertes Marketing bietet die besten Ergebnisse. Daher ist es wichtig, dass das WhatsApp-Marketing-Tool die Integration von CRM-Systemen ermöglicht. 
• Targeting: Kläre, ob du Zielgruppen erstellen kannst und wie kompliziert das ist. Denn je einfacher zu Targeting betreiben kannst, desto erfolgreicher werden deine WhatsApp-Kampagnen. 
• Analyse-Tools: Stelle sicher, dass du mit dem WhatsApp-Marketing-Tool deiner Wahl auch detaillierte Analysen zu Öffnungsraten, Klickzahlen und Engagement bekommst. 
• KI-Unterstützung: Das ist kein Muss, aber KI-Tools wie ChatGPT können gerade bei der Erstellung von Marketing-Kampagnen Inspiration bieten und Zeit sparen. Eine Software, die dir eine GPT-Unterstützung bietet, ist daher klar im Vorteil. 
• Fairer Preis: So manche WhatsApp-Marketing-Software lockt mit günstigen Preisen. Achte aber darauf, was alles inklusive ist. Denn bei einigen Lösungen musst du für jeden zusätzlichen Service (zusätzliche Nachrichten, Chatbot-Anbindung, etc.) draufzahlen. 
• Einfache Anwendung: Müssen deine Mitarbeitenden eine spezielle Schulung durchlaufen oder lässt sich das Tool sehr intuitiv nutzen? Auch das ist wichtig, um mit WhatsApp-Marketing direkt durchzustarten. 
• Bewertungen: Schaue dir auf renommierten Bewertungsportalen wie Capterra oder OMR an, wie andere Unternehmen die WhatsApp-Marketing-Software bewerten. 
• Was kann die Software noch? Je nach Unternehmensziel kann es interessant sein, auch über reines WhatsApp-Marketing hinauszugehen. Wenn du etwa WhatsApp auch im Kundenservice oder Vertrieb oder auch andere Messenger wie Telegram oder iMessage nutzen möchtest, kann dir eine All-in-one-Plattform wie Sinch Engage tatsächlich mehr bieten als eine reine Marketing-Software nur für WhatsApp.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es vorher zwar einiger Recherche bedarf, um ein passendes WhatsApp-Marketing-Tool zu finden. Dennoch gibt es viele hochwertige, einfache sowie DSGVO-konforme Lösungen, mit denen dein Unternehmen direkt loslegen kann. 

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